Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: оформляем журнал учета допсоглашений к трудовым договорам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений
Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:
- изменяются форма или условия трудового найма;
- пересматриваются условия оплаты;
- осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
- регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
- вносятся изменения в персональные данные;
- оформляется временный перевод или временное замещение;
- сокращается испытательный срок и пр.
Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:
- заключаются письменно;
- составляются в 2 экземплярах;
- описываются в едином журнале или в отдельном реестре.
Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.
Где бесплатно скачать образец журнала
Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:
- номер по порядку;
- дата заключения трудового договора;
- номер договора;
- персональные данные лица;
- профессия (должность);
- структурное подразделение предприятия;
- дата заключения договора;
- дата расторжения;
- характер деятельности работника;
- дополнительные соглашения;
- примечания.
Например, он может выглядеть так:
|
№ п/п |
Дата заключения трудового договора |
Номер договора |
ФИО сотрудника |
Структурное подразделение предприятия |
Дополнительные соглашения |
Примечания |
|
1 |
10.09.2020 |
159 |
Иванов Петр Сидорович |
Гараж |
Договор заключен на неопределенный срок |
Зачем нужен такой журнал на предприятии
Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.
Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.
Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.
Правила ведения журнала
Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.
Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.
Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.
На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.
Как заполнять журнал регистрации договоров и соглашений трудового типа
Правильное выполнение нумерации записей в регистрационном журнале играет важную роль в ведении документа, чтобы при ее проставлении не возникало проблем необходимо соблюдать определенные правила:
- В «Пункте по порядку» необходимо ставить порядковое число трудового договора в журнале, какая по счету запись, а не номер, указанный на контракте, для которого существует индивидуальная полоса;
Важно: внесение в данную графу номера соглашения является самой распространенной ошибкой.
- В графе 3 указывается исключительно порядковое число основного трудового договора, а вот уже номер дополнительного соглашения пишется в графе N10.
При заполнении журнала не обязательно придерживаться строгих правил в соответствии с его формированием, например, графу 3 с номером договора можно разделить на две части и указывать одновременно номер основного трудового договора и дополнительного соглашения или нескольких, это даст возможность в полной мере применять информацию о той или иной документации.
Важно: журнал формируется согласно общим правилам, принятым в российском делопроизводстве, и является основой для регистрации документов.
Его оформление не имеет никаких сложностей, необходимо только учитывать определенные нюансы.
Обложка журнала регистрации должна состоять из жесткого или полужесткого материала, это обеспечит ей долговечность.
- Бумагу для листов лучше применять офисную проклеенную с плотностью не менее 60 граммов на кв. метр.
- Титульный лист должен нести информацию о наименовании организации, названии самого документа с датой начала и конца ведения документа.
- Нумерация страниц выполняется перед началом применения.
- Первая страница остается не тронутой или применяется для образца заполнения документа в дальнейшем.
- Вторая страница содержит данные людей, которые имеют отношение к заполнению журнала:
- ФИО и личные данные;
- Номер;
- Период;
- Должности;
- Основание – приказ;
- Ставиться их подпись.
- Далее на каждом развороте документа указываются данные сотрудников:
- Порядковый номер записи;
- Номер трудового договора и дополнительных соглашений к нему;
- Необходимые данные и должность;
- Данные об образовании;
- Структурное подразделение;
- Даты заключения и расторжения соглашений;
- Информация о качестве выполняемой работы.
- Последняя страница регистрационного журнала несет сведения о периоде закрытия, прошивания, опечатывания и сдачи в архив.
Как работодателю-гражданину заключить трудовой договор?
Обычно люди стараются своими силами справляться с домашними проблемами. Уборку, приготовление пищи, уход за ребенком или пожилым родственником, помощь в подготовке к учебе и другие обязанности распределяют между собой члены семьи. Но не всегда на их выполнение есть желание и время.
Тогда мы нанимаем посторонних помощников. Устанавливаем им график работы, определяем круг обязанностей, платим деньги за услуги. В общем, становимся работодателями. А если имеют место трудовые отношения, то необходимо заключить трудовой договор. Обычно граждане не оформляют официально подобные трудовые отношения. Однако ТК РФ предоставляет такую возможность. Рассмотрим особенности заключения трудового договора с работодателем – физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем (далее – гражданином).
Где хранить и сколько
Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 предусматривает срок хранения книг и журналов учета трудовых договоров 75 лет. Место хранения определяет работодатель. Место работы в трудовом договоре — обязательный пункт документа, в котором указывается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. Как правильно составить договор подряда с физическим лицом
Гражданско-правовой договор с физическим лицом — это двухсторонний документ, соглашение между компанией и гражданином на выполнение какой-либо работы или оказание услуг. Он не является трудовым, регулируется Гражданским кодексом РФ, поэтому имеет ряд особенностей и существенных отличий.
Отказ в заключении трудового договора
Отказ работодателя в заключении трудового договора — это документ, в котором компания разъясняет соискателю, почему ему было отказано в трудоустройстве. Официальное письменное обоснование неприема на работу направляется в ответ на запрос соискателя.
Ответственность по авторскому договору
Ответственность сторон по авторскому договору — это один из видов гражданско-правовой ответственности за неисполнение обязательства. Если одна из сторон не исполняет договорное обязательство, вторая сторона может обратиться в суд для применения к нарушителю мер принуждения, чтобы восстановить свои нарушенные права.
Как организации работать с самозанятыми
Работа коммерческой организации с самозанятыми лицами — это получение услуг или товаров от граждан, применяющих специальный налоговый режим и уплачивающих с полученного дохода не привычный НДФЛ, а НПД — налог на профессиональный доход.
Никаких принципиальных требований нет. Но основные правила для журнала все же имеются:
- обложка предпочтительно произведена из жесткого материала или полужесткая
- обязательно оформить титульный лист, на котором стоят две даты: начало ведения документа и дата последней записи в данной книге, полное название компании-работодателя
- первый лист остается пустым или на нем пишется образец заполнения
- все страницы нумеруются
- записи ведутся в табличном виде
- на последней странице указывается день, месяц и год, когда произведена последняя запись и журнал сдан в архив
- после этого документ прошивают и сдают на хранение
При составлении журнала на титульнике требуется зафиксировать данные руководителя. Типовые графы во всех журналах данного типа одинаковые, но могут быть дополнительные, в зависимости от кадровой специфики предприятия.
Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.
В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.
Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.
Большинство кадровых работников склоняются к мнению, что данный документ в кадровой службе не просто необходимость — он значительно облегчает работу менеджера по персоналу.
Получается, что в одном месте хранится вся информация по работникам и договорам, с ними заключенным. Это удобно и для поиска информации, и для выдачи необходимых сведений и справок.
Книга по учету и регистрации договоров трудоустройства — специальный учетный документ, позволяющий следить за всеми трудовыми договорами и соглашениями, вносить изменения и решать конфликтные ситуации между сотрудником и работодателем. Это удобная форма учета, позволяющая кадровикам иметь под рукой в любое время всю необходимую информацию. Для доступа к этой информации на протяжении долгого времени, организация обязана хранить уже закрытый документ 75 лет.
Наверх
Напишите свой вопрос в форму ниже
Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров
Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.
Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.
Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.
Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.
Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.
Следует указать:
- порядковый номер;
- ФИО;
- должность ответственного лица;
- причину, по которой лицо ведет журнал;
- его личную подпись.
Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.
Заполняют их следующим образом:
- 1 графа – номер регистрации трудового договора;
- 2 графа – дата заключения соглашения;
- 3 графа – номер самого трудового договора;
- 4 графа – ФИО сотрудника;
- 5 графа – должность или специальность;
- 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
- 7 графа – срок действия трудового соглашения;
- 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
- 9 графа – дополнительные соглашения;
- 10 графа – примечания.
В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.
Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.
Журнал регистрации трудовых договоров, образец
Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков:
- Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
- Дата, когда договор был заключен.
- Номер порядковый трудового соглашения.
- Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
- Специальность, должность подчиненного.
- Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
- Срок действия соглашения.
- Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
- Есть ли дополнительные соглашения.
- Примечания.
Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации. Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров. После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.
Журнал регистрации дополнительных соглашений
Почтовые расходы по доставке в указанные выше цены не включены и составляют: Кол-во книг Стоимость доставки 1 книга 95 руб.
2-3 книги 135 руб. 4-5 книг 250 руб. 6-7 книг 315 руб. 8-9 книг 380 руб.
Бумага отменного качества, линии четкие, левая сторона книги совпадает с правой (иногда бывает что строки с разных сторон съезжают). В некоторых журналах есть странички для ответственных за ведение журнала.
Также в конце есть образец, как заполнить данный журнал (так что не ошибемся). И еще важный момент: все журналы в прозрачных обложках, что делает их еще более привлекательными на столе кадровика, где они занимают достойное место. Спасибо всем, кто трудился для нас!!!! Слава редакции «Пакета Кадровика»!
Книги по кадровому делопроизводству 130 пошаговых инструкцийдля кадровой работы КУРС КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.
Пример того, как нужно заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
На что стоит обратить особое внимание:
- Страница журнала может иметь определенные графы – все зависит от желания компании. Чаще всего регистрационная запись обладает индивидуальным номерным знаком, прописывающимся в 1 графе.
- Следующий этап – указание номера и даты трудового договора. В этой же строке разрешается указать информацию о других сведениях, разрешается выделять другой графой.
- Необходимо наличие графы для инициалов рабочего – с кем подписана документация. Помимо этого нужно указать должность рабочего, информацию о приказе принятия на работу.
- Графа для заверения лицом (подписи).
- Разрешается создавать графу для примечаний, где можно указать информацию, которая касается рабочего или его труда.
Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.
На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.
Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.
В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.
Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:
- наименование организации;
- наименование документа (журнал, книга, реестр);
- даты заполнения — начало и окончание;
- данные лиц, ответственных за ведение.
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.