Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какими документами подтвердить проезд в командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
Обоснование расходов на такси
В качестве подтверждающих можно использовать:
- заказы-наряды;
- квитанции, чеки на проезд в такси;
- подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
- договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
- выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.
К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.
Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
На какие цели можно выдать наличные денежные средства под отчет?
Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).
Согласно п. 1.1 Положения N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России). Кроме того, действие документа распространяется на юридических лиц, перешедших на УСНО, и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
До 2012 г. цели, на которые организации могли расходовать денежные средства путем выдачи их под отчет, были указаны в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Напомним, что данный пункт предписывал учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
В соответствии с п. 4.1 Положения N 373-П наличные денежные средства можно выдавать под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности. Однако данная норма не означает, что учреждение вправе тратить наличную выручку на что угодно.
Перечень целей, на которые можно направлять наличные средства, приведен в Указании Банка России от 20.06.2007 N 1843-У. В соответствии с данным документом поступившую в кассу наличную выручку можно расходовать:
- на выдачу заработной платы, осуществление иных выплат работникам (в том числе социального характера);
- на выплату стипендий;
- на оплату командировочных расходов;
- на оплату товаров, работ и услуг;
- на возврат ранее полученных наличных средств в оплату товаров, работ и услуг.
Таким образом, цели, на которые можно выдать денежные средства под отчет, в принципе остались теми же: это командировочные и хозяйственно-операционные расходы.
Следует ли подотчетному лицу выдавать доверенность, если оно приобретает основное средство?
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ). Иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Данная практика распространена при получении материальных ценностей, оплата которых производится посредством безналичных расчетов.
В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации и приобретает товар в порядке, предусмотренном договором розничной купли-продажи, доверенность не требуется. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.
Заполняем авансовый отчет по командировке
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Стоимость зависит от качества бланков и срочности выполнения. Наши расценки вполне доступны, в чем предлагаем убедиться покупателям самостоятельно. Средняя стоимость образовательных бумаг, изготовленных на бланках ГОЗНАК, находится в диапазоне 17-20 тысяч рублей. На сумму влияет, нужен клиенту красный диплом или обычный, выбрал он документ об окончании ПТУ или доктора наук.
Если провести несложный сравнительный анализ между ценой купленного документа и величиной тех затрат, которые несет студент очной формы обучения в Вузе, можно заметить – разница составляет десятки раз. За шесть лет учебы приходится заплатить сотни тысяч рублей, а еще нужно все это время питаться и одеваться, нести транспортные расходы и покупать канцтовары. Покупка готового диплома обходится дешевле, ведь его цена его равна одной заработной плате за месяц, а изготовление занимает пару дней.
Также в большинстве учебных заведений используются устаревшие программы обучения, и студентам на первых курсах дают много теоретических знаний, напрямую не связанных с выбранной профессией. Учеба растягивается на несколько лет вместо того, чтобы дать нужную информацию и за кратчайшие сроки подготовить молодого специалиста. Так для чего впустую расходовать столько денег, сил и времени, если можно купить диплом?
Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
Наверно, самым распространенным способом траты подотчетных средств является покупка товаров.
В большинстве случаев покупки кассовый чек выдается сразу же на кассе. Это идеальный вариант, когда берется чек, составляется авансовый отчет и передается в бухгалтерию предприятия для проведения отчета.
С вводом в эксплуатацию онлайн – касс, появилась еще одна возможность получить чек. Продавец отправляет в виде СМС сообщения или ссылки на электронную почту всю информацию, касающуюся чека. Его распечатывают и прикладывают к авансовому отчету.
Случается, что подотчетное лицо получает деньги наличными, а оплату производят по карте. В этом случае необходимо предоставить чек об оплате с помощью карты. Если оплата проходит с карты другого человека, например, родственника, то необходимо в письменном виде объяснить, почему товар оплачен кем – то другим, а также расписку, что деньги переданы тому, кто расплатился картой.
При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:
- Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
- Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
- Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
- Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету
Иногда бывает такая ситуация – подотчетное лицо ездит по рабочим делам, а в организации срочно появилась необходимость в том или ином товаре. Зачастую в таких случаях сотрудник тратит на покупку свои личные средства, не возвращаться же специально за деньгами в офис. Он покупает необходимый товар, берет чек или другой документ, подтверждающий факт совершения сделки, а затем, вместе с авансовым отчетом, предоставляет все документы в бухгалтерию компании.
Если директор согласен с такими тратами, то работнику без проблем возвращается сумма покупки.
Нужно иметь в виду, что в такой ситуации о подотчетных средствах речь не идет, поскольку заранее денежные средства на конкретные цели организация работнику не выдавала. Соответственно, нормы, которые действуют в отношении подотчетных сумм, здесь не применяются. Возмещение средств происходит по заявлению сотрудника. Авансовый отчет составлять также не обязательно, можно просто предоставить подтверждающие документы.
Зеленоглазое такси: как учесть расходы на поездки работников
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
- Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
- Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно — налоговый аспект».
Чиновники не против учета компанией расходов на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно. Но только если эти затраты:
- обусловлены технологическими особенностями производства (например, сменным графиком);
- являются формой системы оплаты труда в организации. То есть, такие издержки прописаны в трудовых и (или) коллективном договорах и, вместе с тем, не носят чисто социального характера (подробнее об этом – в письме Минфина от 16.03.2017 № 03-04-06/15198).
Достаточно соблюдения одного из этих условий, а также базовых критериев из 252-й статьи. В противном случае расходы принять не удастся (п. 26 ст. 270 НК РФ).
При выполнении приведенных требований организация вправе списать и затраты, связанные с перевозкой сотрудников к месту работы и обратно на такси. Минфиновцы не против (см. письмо от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181). Косвенно данный вывод следует и из комментируемого разъяснения. Правда, у фискалов иная, не столь лояльная, точка зрения (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976 и от 27.01.2006 № 20-12/5434). Однако организации успешно отстаивают свою правоту. Взять хотя бы Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011. Судьи посчитали, что фирма обоснованно списала расходы по перевозке специалистов на работу и с нее на такси. Ведь издержки связаны с технологическими особенностями производства, режимом и удаленностью объектов фирмы, подтверждены договорами, актами, платежками. При схожих обстоятельствах победила и другая компания (см. Постановление ФАС Московского округа от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09).
А если работодатель в связи с пандемией организовал доставку своих сотрудников, дабы оградить их от общественного транспорта и снизить, тем самым, риск заражения коронавирусом? Учесть подобные расходы будет непросто – эпидемия в качестве основания для их признания не подойдет. Умозаключение вытекает из письма финансового ведомства от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69400. Но, предусмотрев такие траты в трудовых и (или) коллективном договорах и сделав их частью системы оплаты труда, компания, на наш взгляд, получит возможность для учета данных расходов.
Расходы на такси в командировке ндфл. Первичные документы на такси, подтверждающие расходы
— 1. По разъяснениям Минфина, расходы налогоплательщика на проезд работника на такси к месту командировки и обратно к месту постоянной работы учитываются при налогообложении при условии их оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством .
По нашему мнению, при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на такие поездки в такси, подтвержденные распечатками сообщений от электронных приложений такси. Однако официальных писем контролирующих органов по данному вопросу нет.
Как правило, при оплате наличными водитель должен выдавать кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси . Поэтому расходы на проезд сотрудника в такси, услуги которого оплачены наличными, можно учесть на основании квитанции или кассового чека, напечатанного таксометром .
Однако такие правила перевозок, установленные в 2009 году, учитывают лишь наличные расчеты: и БСО, и кассовый чек подтверждают внесение оплаты наличными.
Если оплата списывается со счета банковской карты, такие документы не требуются.
Важно
Для такси, работающих в системе Яндекс-такси, Гет-такси или Убер, отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам.
По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражом и временем поездки).
Если деньги списываются с банковской карты, то приходит сообщение на номер телефона о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.
Отметим, что Минфин в аналогичной ситуации — при покупке компьютерных программ через Интернет, считает расходы подтвержденными, если имеются :
(и) распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы, заверенная в установленном порядке.
Таким образом, распечатка письма, поступившего по электронной почте, а также банковская выписка подтвердят реальность поездки и ее стоимость. Согласны с этим и специалисты Минфина.
- БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА — Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России
- Расходы организации на проезд командированного работника на такси к месту командировки и обратно, из места командировки к месту постоянной работы могут быть учтены при налогообложении, если они документально подтверждены .
- По моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс-такси, Гет-такси или Убер), и выписки с банковского счета.—-
Некоторые организации предпочитают составить в качестве первичного документа справку бухгалтера, в которой они описывают сложившуюся ситуацию (кто из работников, куда и зачем ездил), проставляют подписи лиц, ответственных за оформление операции и прикладывают к этой справке распечатки электронных писем и выписок с банковского счета . Распечатки надо заверить подписью, указать Ф.И.О. и должность работника, проставившего подпись, также надо указать дату распечатки. Таким работником может быть как тот, кто непосредственно воспользовался услугами такси, так и бухгалтер организации, отвечающей за отражение данной операции в учете — если у бухгалтера есть доступ к личному кабинету в системе Яндекс-такси, Гет-такси или Убер, либо доступ к электронной почте, на которую приходят письма с подтверждением данных о поездках.
Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов
В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).
Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.
Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009 признал, что компания может не облагать НДФЛ подотчетные суммы, даже если работник не принес чеки. В то же время ФАС Уральского округа в постановлении от 02.05.2006 № Ф09-2757/06-С2 занимал противоположную позицию в деле со схожими обстоятельствами.
Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов.
Кроме того, если документы утеряны, то истраченные сотрудником деньги нельзя включать в расходы по УСН. Ведь согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают затраты, только если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. А в этом пункте как раз говорится о том, что если расходы не подтверждены документом, то они не учитываются в налоговой базе.
Пример
Компенсация подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов
Работнику ООО «Сфера» В.С. Петрову было поручено купить канцелярские товары. В бухгалтерии компании он получил на эти цели 1000 руб. Товары работник принес, а вот чек на них потерял.
Руководителем ООО «Сфера» было принято решение не требовать от В.С. Петрова возврата денег. Тем более что канцелярские товары в нужном количестве были приобретены и принесены работником.
В такой ситуации бухгалтер ООО «Сфера» поступил следующим образом. С 1000 руб. подотчетных сумм исчислил НДФЛ по ставке 13% (130 руб.) и страховые взносы по ставке 30% (300 руб.).
НДФЛ компания удержала из ближайшей зарплаты работника. А страховые взносы заплатила за счет собственных средств.
Несмотря на то что расходы на канцтовары согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учитываются в базе по УСН, бухгалтер ставить их к вычету не стал. Ведь документов, подтверждающих эти расходы, В.С. Петров не принес.
Как хорошо видно из примера, если работник не принесет чеки и работодатель не потребует деньги назад, сотрудник из-за своей беспечности потеряет всего 13% на НДФЛ. Компания же понесет убытки посущественней – страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Правда, «упрощенцам», которые применяют отдельные виды деятельности, разрешено платить взносы по ставке 20%. И если это ваш случай, то с неподтвержденных подотчетных сумм нужно удержать взносы именно по этой ставке. Также налицо потеря на «упрощенном» налоге из-за невозможности учесть траты работника при налогообложении (если объект налогообложения – доходы минус расходы).
Июнь 2013 г.
Командировки в 2021 году: шпаргалка для бухгалтера
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
- порядковый номер, дату составления;
- название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
- ИНН поставщика;
- перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
- сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
- должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Составление авансового отчета обязательно сопровождается приложением к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы. Такими документами могут быть не только кассовые чеки, но также БСО, квитанция к ПКО и товарные чеки. Оформление ПКО происходит на бланке утвержденной формы, а к реквизитам БСО и товарных чеков, не имеющих подобных форм, существуют определенные требования.
Источники:
- Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ
- Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Чтобы подтвердить авиаперелет, понадобится не только сам билет, но и посадочный талон. Его выдают пассажиру при регистрации на рейс. В нем должна быть отметка о досмотре (письмо Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214). Это подтверждение того, что сотрудник действительно сел в самолет. Талон можно оформить в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7). Получить его можно, к примеру, на электронную почту или держать на смартфоне.
В таком случае – потребуйте от сотрудника распечатку талона. Иначе компания рискует потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ со стоимости билета.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
Как известно, работник, получивший деньги под отчет, должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Ранее отчет требовалось сдать в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги (или выхода на работу). Теперь же руководители смогут самостоятельно устанавливать сроки представления авансового отчета.
Еще одно новшество касается обособленных подразделений. В комментируемом указании установлено следующее правило. Если такое подразделение не хранит наличные средства и по окончании проведения кассовых операций сдает их в кассу организации, то оно может не вести кассовую книгу. (Напомним, что по общему правилу подразделения должны передавать в бухгалтерию организации копию листа кассовой книги).
Распространенным случаем составления и сдачи рассматриваемого документа является отчет о командировке, поэтому здесь и далее речь будет идти именно о нем. Однако законодательство не делает никаких разграничений и устанавливает общую форму для всех случаев оформления хозяйственных расходов через сотрудника (работника) организации. Форма авансового отчета о командировочных расходах зависит от организационно-правовой формы субъекта:
- государственные и муниципальные учреждения (органы власти) обязаны использовать форму, которая утверждена Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н;
- организации, использующие документ в качестве первичного учетного, обязаны использовать утвержденную Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 унифицированную форму № АО-1;
- иные лица (как юридические, так и индивидуальные предприниматели) вправе отчет о командировке заполнять по локально (внутри организации) утвержденной форме (что нецелесообразно при наличии унифицированной формы, успешно применяемой на практике и подтвердившей удобство ее использования).
Указанным выше Постановлением Госкомстата установлены следующие основные требования к составлению отчетности:
- заполняется подотчетным работником и бухгалтером (работником бухгалтерии);
- составляется в 1 экземпляре;
- может заполняться вручную или с применением различных технических средств (в том числе, заполнен на компьютере и распечатан);
- в качестве приложений должны фигурировать все подтверждающие расходы документы.
На требованиях и правилах в отношении заполнения конкретных разделов остановимся ниже.
Формой № АО-1 авансового отчета пользуются организации всех форм за исключением бюджетных, для которых утверждается отдельная форма. В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством. В том числе это касается сроков его составления и сдачи ответственным работником, требований по заполнению конкретных разделом, а также требований к прилагаемым документам.
Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:
- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (п. 26);
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (п. 6.3).
В соответствии с указанными нормами подотчетный работник должен сдать отчет по командировке в течение 3 рабочих дней, исчисляемые со дня его возвращения на работу.
Все разделы документа поименованы и не представляют сложности при заполнении авансового отчета. Важно учитывать, какие разделы заполняются командированным сотрудником, а какие – бухгалтерской службой организации. Работник заполняет в документе:
- название предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя;
- подразделение (филиал, отдел и т.д. при наличии);
- дата формирования документа;
- сведения о себе (ФИО и номер по табелю, занимаемую должность);
- цель расходования полученных средств (в рассматриваемом случае – командировочные расходы или просто командировка);
- таблицу на оборотной стороне, где по порядку перечисляются конкретно понесенные расходы с указанием обосновывающего соответствующие траты документа и точной суммы конкретных затрат.
Под таблицей работник проставляет свою подпись и расшифровывает ее. После того как отчет сдан работником, он проверяется и дозаполняется работником бухгалтерии, затем передается на утверждение руководителя. Если в организации или у предпринимателя отсутствует бухгалтер, то сотрудник должен сдать заполненный документ в те же сроки, но непосредственно руководителю.
Хотя в форме отчета по командировке отсутствует указание на наличие в ней приложений в виде подтверждающих расходы бумаг, все правила его составления и сдачи предписывают работнику их прикладывать. При отсутствии подтверждений понесенные работником расходы не компенсируются – организация не может учесть их при исчислении и уплате налога.
Каждый приложенный документ размещается в том порядке, как они прописаны в таблице. Они подлежат нумерации, как в отчете. Например, в отчет о командировке могут быть включены следующие бумаги:
- проездные (автобусные и железнодорожные билеты, авиабилеты, чек, подтверждающий оплату проезда, квитанция на оплату постельного белья в поезде, платежные документы за услуги по оформлению самих билетов);
- о проживании (унифицированный документ об оказании гостиничных услуг, кассовый чек об оплате жилья и др.);
- иные согласованные с работодателем расходы (счета по оплате услуг связи, документы, подтверждающие расходы по оформлению заграничного паспорта или зарубежной визы и др.)
Перечень не является исчерпывающим и предполагает возможность приложения иных подтверждающих документов.
Для формирования отчета в первую очередь необходимо получить бланк авансового отчета. Образец авансового отчета (форма) утвержден Постановлением Госкомстата, но его заполнение не утверждается правовыми документами. На нашем сайте можно скачать проверенный образец отчета по командировке, который не содержит ошибок и поможет составить правильный документ.
Отчет о командировке после сдачи его работником завершается бухгалтером организации, ответственным за ведение этой работы. Последним проверяются все те данные, которые внесены командированным сотрудником фирмы, и заполняются следующие разделы (в случае отсутствия ошибок):
- порядковый номер отчета;
- расписка о получении отчета, в которой помимо подписи бухгалтера и ее расшифровки фигурирует дата сдачи, сумма расходов и данные отчитывающегося лица;
- сумму расходов, принятую к учету в таблице на оборотной стороне и ее последний столбец;
- таблица с указанием размера аванса, количества израсходованных средств и суммы остатка;
- бухгалтерская запись.
После заполнения указанных разделов документ передается на утверждение руководителю.