Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разбираемся с новыми правилами для подотчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц
После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).
Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:
- Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
- В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
- В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
- В п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. Росархивом, для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.
Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.
Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.
Что делать с комиссией за перевод?
Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.
Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.
Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
Установление сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет
Рисунок 1. ПРИКАЗ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СРОКОВ, НА ВЫДАЧУ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ ПОД ОТЧЕТ
Общество с ограниченной ответственностью «Ярило» ПРИКАЗ № 4 Об утверждении сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет г. Ярославль 11.01.2011 С целью осуществления хозяйственных расходов работниками предприятия ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить на 2011 год следующие сроки, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет:
При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании статьи 226 Налогового кодекса налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет. Организация должна принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения денежных средств, выданных работнику под отчет. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения. В соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610. Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов. Возврат подотчетных суммРассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил из кассы деньги на хозяйственные расходы, но полностью их не использовал или не отчитался. По законодательству, сотрудник должен предоставить авансовый отчет сразу по возращении из командировки или в течение трех рабочих дней. Точные сроки указываются в приказе руководителя. Согласно ст. 137 ТК, с целью погашения неизрасходованного аванса работодатель может удержать суммы из зарплаты сотрудника в течение одного месяца по завершении срока сдачи отчетности. Данное положение действует, если работник не оспаривает основания и размеры удержаний. Такое решение оформляется отдельным распоряжение и должно быть письменно подтверждено сотрудником. В ТК РФ оговорено, что предельный объем удержаний из каждой выплаты сотруднику должен составлять не более 20 % «чистой зарплаты». Менеджер условного ООО получила 15 мая 2015 года из кассы в подотчет 4 тыс. руб. на оплату ремонта бытовой техники в сервисном центре. Сумма фактических затрат составила 2,5 тыс. руб. В ООО наличные средств под отчет на такие цели выдаются на срок 28 дней. Это оговорено отдельным приказом руководителя. Отчитаться об использовании средств нужно в течение трех рабочих дней. То есть предельный срок предоставления данных в бухгалтерию — 14 июня 2015 года. В этот день сотрудница привезла оргтехнику с ремонта, сдала отчет, дополненный актом сверки, актом выполненных работ и кассовым чеком. Однако остаток неизрасходованной суммы менеджер в кассу не вернула. 27 июня 2015 года сотрудница подписала согласие на удержание 1.5 тысяч рублей из оклада. Зарплата менеджера за июнь составила 24 тыс. руб. Бухгалтер может удержать максимум: (24 — 24 х 0,13) х 0,2 = 4,176 тыс. руб. Невозвращенный остаток превышает эту сумму. Поэтому удержания осуществляются в полном объеме. Если сотрудник отказывается возвращать остаток суммы добровольно, то придется обращаться в суд. В таком случае издержки предприятия возрастут как минимум на величину уплаты госпошлины. Но чтобы у судьи не возникало лишних вопросов, необходимо заранее сроки и порядок подачи документов об использовании средств сотрудниками предприятия прописать в отдельном приказе руководителя и закрепить в учетной политике организации. Документальное подтверждение расходовК авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие расходы документы. Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки. Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними. 4. Требования к подтверждающим расходы документам. 4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку. 4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником: 1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом): 2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, — любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция); 3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.№ 54-ФЗ): 4) при покупках у оптового продавца: 5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации: 6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки): 7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) — чек, выданный терминалом; 8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО). 4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее. Как выдаются подотчетные средстваПодотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил. Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства. Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт. Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет. Ошибки при оформлении подотчетных документовОформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влечет за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2014 № А40-163433/2012). Пренебрегая приведенными правилами, можно потерять существенную часть расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@). В Определении ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 сказано, что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету, если: — в них отсутствуют сведения, необходимые для идентификации лиц, их подписавших; — наименование купленных товаров указано нечетко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки); — отсутствует дата составления; — не заполнены графы «Количество», «Цена товара»; — отсутствует подпись продавца.
Трата подотчетных денег в рамках конкурсного производстваВ соответствии с п. 1 ст. 61.1 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (далее — Закон № 127-ФЗ) сделки, совершенные должником или другими лицами за счет должника, могут быть признаны недействительными в соответствии с ГК РФ, а также по основаниям и в порядке, которые указаны в Законе № 127-ФЗ. Если подозрительная сделка была совершена в течение одного года до принятия заявления о признании банкротом или после принятия этого заявления, то для признания ее недействительной достаточно обстоятельств, указанных в п. 1 ст. 61.2 Закона № 127-ФЗ. Установление факта безвозмездности совершения сделки (отсутствия реальной оплаты) при наличии признаков неплатежеспособности или недостаточности имущества у должника в момент ее совершения дает основание предполагать наличие цели причинения вреда имущественным правам кредиторов и, таким образом, влияет на вывод о признании сделки недействительной в силу п. 2 ст. 61.2 Закона № 127-ФЗ.
Как выдать денежные средства под отчет?Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:
Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408). Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами: 1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:
Что делать, если сотрудник сдал авансовый отчет без подтверждающих документов?
Несвоевременная сдача авансового отчета – малая неприятность для бухгалтера. А вот что делать, если этот отчет не содержит подтверждающей расходы первички? Как списать подотчетные суммы без документов?
Согласно письму ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13г., если сотрудник, получив деньги под отчет, не предоставил документальных доказательств о расходовании указанных сумм, то на основании п. 1 статьи 210 Налогового Кодекса РФ указанные средства в том объеме, в каком они не подтверждены документами, включаются в доход подотчетного лица и в налоговую базу по НДФЛ. Но это возможно только, если сотрудник не решил указанную проблему — и не позаботился о восстановлении первичных документов.
В аналогичном порядке многие компании решают судьбу и тех подотчетных сумм, расходование которых оказалось подтвержденным документами, какие не могут быть по закону признаны первичными.
В соответствии со статьей 9 федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, которыми оформляются всех хозяйственные операции, должны содержать закрытый перечень обязательных реквизитов. И если будет отсутствовать хотя бы один из указанных реквизитов, то документ не может быть признан первичным и послужить основанием для признания расходов и для подтверждения потраченных средств.
А значит, авансовый отчет, сопровожденный подобными документами, может быть утвержден руководством предприятия на сумму меньшую, чем потратило подотчетное лицо. Т.е. в пределах тех сумм, которые подтверждены правильно оформленными документами.
В результате у сотрудника образуется перед предприятием задолженность, но до тех пор, пока сам сотрудник не предпримет попыток ее устранить. Например, потребовать от поставщиков или подрядчиков правильно оформленные документы.
Однако вопрос о неправильном оформлении первичной документации, сопровождающей авансовый отчет, является довольно спорным:
Другое дело, когда у сотрудника нет вообще документов, которые бы подтвердили расход подотчетных сумм. И даже вовремя сданный авансовый отчет не имеет значения. В этом случае предприятие должно:
Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?
Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?
Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.
Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
Похожие записи: |