Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронный документооборот с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Какая информация должна быть в штатном расписании
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Приказы. Государственные организации
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016
-
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
-
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
-
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Последствия широкого толкования
Каковы последствия широкого толкования необязательности унифицированных форм документов?
Во-первых, работники бухгалтерий могут понимать Закон № 402-ФЗ как возможность отказа от отдельных первичных документов как таковых. Такая «экономия» на ведении первичного учета приводит к потере части информации и необеспечению ее должного хранения. То есть некоторые бухгалтеры уже не считают обязательным ведение всех предусмотренных законодательством документов!
Причина: в Законе № 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9) записано, что «формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета».
Объясним, как следует это понимать: состав первичных документов никто не отменял, они сохранились, как и их обязательность к применению, послабления касаются только формы, что связано с более широкими возможностями создания первичных документов. С 1 января 2013 г. обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных, если они установлены уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами (например, кассовые документы либо те, что мы привыкли использовать для учета кадров:
- приказ о приеме работника на работу (раньше применялась его унифицированная форма № Т-1, она была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 вместе с остальными формами, перечисленными в этом списке ниже);
- приказ о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
- личная карточка работника (форма № Т-2);
- личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС(МС));
- штатное расписание (форма № Т-3);
- учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
- приказ о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
- приказ о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
- приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
- приказ о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
- график отпусков (форма № Т-7);
- приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8);
- приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
- приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
- приказ о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а);
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
- расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
- лицевой счет (свт) (форма № Т-54а)).
Во-вторых, работники бухгалтерий могут понимать Закон № 402-ФЗ как отсутствие ответственности лиц, составивших и подписавших первичные документы, за достоверность содержащихся в них данных, а также необязательность составления сводных учетных документов.
Причина: в Законе № 402-ФЗ отсутствует запись об этом, хотя в прежнем Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 29-ФЗ она была.
Объясним, как следует это понимать. В Законе № 402-ФЗ отсутствует запись о тех элементах, которые должны регламентироваться внутренними нормативными документами самой организации. Именно в них должен прописываться состав первичных документов, их движение, ответственные за их создание и обработку, а также перечень сводных учетных документов, составляемых на основе первичных, с целью контроля и упорядочения данных о хозяйственной жизни организации.
В-третьих, встречается еще такое заблуждение в толковании нового закона о бухгалтерском учете: якобы теперь отсутствует запрет на внесение исправлений в кассовые и банковские документы.
Причина: в старом Законе № 129-ФЗ прямой запрет на это был, а из нового Закона № 402-ФЗ его «изъяли».
Как следует понимать: данное обстоятельство не означает, что с 1 января 2013 г. такие исправления разрешены, потому что подобный запрет остался в других нормативных документах:
- п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П) и
- п. 2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П).
«Из жизни» штатного расписания
Так, в 90-х годах при регистрации юридических лиц из пакета регистрационных документов вывели штатное расписание. После этого значительная часть юристов посчитала это сигналом к тому, что юридическое значение данного документа потеряло смысл, многие позволили кадровым службам отказаться от штатных расписаний вовсе. Однако истинный юридический смысл штатного расписания не в его значении для регистрации юридического лица. Тем не менее до сих пор при разрешении трудовых споров приходится сталкиваться с ситуациями, когда на запрос суда о необходимости предоставления штатного расписания ответчик начинает объяснять, что оно у них «виртуальное», что они не понимают, где четко написано о том, что оно обязательно в организации и т.п. Однако для суда таких вопросов не существует, и отвечать на них он не обязан. Вместо этого он обоснованно требует предоставления доказательственной базы.
Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля
Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.
Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.
Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.
Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти двумя путями:
- видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
- создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Как использовать формы кадровых документов в 2018 году
Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.
Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:
- «Приказ приема на работу»;
- «Личная карточка работника»;
- «Приказ о переводе на другую работу»;
- «Приказ о предоставлении отпуска»;
- «Распоряжение о направлении работника в командировку»;
- «Приказ о поощрении работника»;
- «Табель учета рабочего времени»;
- «Расчетная ведомость»;
- «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
- «Лицевой счет»;
- «Табель расчета оплаты труда».
Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».
У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.
При помощи кадровых документов:
- ведут учет;
- распространяют информацию;
- создают отчетность.
После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.
Рассматриваемые бланки можно найти в свободном доступе в Интернете, в том числе на нашем сайте. Помимо этого, можно найти примеры оформления того или иного документа. После чего, с использованием форм не возникнет никаких проблем.
Каждый акт, приказ или распоряжение должны быть оформлены правильно. Для этого работники кадровой службы или другие лица, которые ведут учет, должны внимательно изучить уже заполненные образцы. В них будет указано, какие данные необходимо вставить в каждую строку.
|
Код по ОКУД |
Название формы |
Номер формы |
Нормативный акт |
|
0301001 |
Приказ (распоряжение) работника на работу |
Т-1 |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
|
0301002 |
Личная карточка работника |
Т-2 |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
|
0301004 |
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
Т-5 |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
|
0301005 |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику |
Т-6 |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
|
0301020 |
График отпусков │(расторжении) трудового договора с |
Т-7 |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
|
0301006 |
Приказ (распоряжение) о прекращении работником (увольнении) |
Т-8 |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
|
0301022 |
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку |
Т-9 |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
|
0301024 |
Командировочное удостоверение |
Т-10 |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
|
0301025 |
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении |
Т-10а |
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 |
Приходящий специалист
Услуга «Приходящий бухгалтер» является идеальным решением для компаний со скромным штатом сотрудников и малым документооборотом. Основные клиенты данной услуги – индивидуальные предприниматели и компании малого и среднего бизнеса. Крупные фирмы тоже время от времени пользуются услугой «Приходящий бухгалтер». Происходит это тогда, когда возникает необходимость замены заболевшего специалиста или в период декретного отпуска, а также ежегодных плановых отпусков или в процессе формирования штата постоянных сотрудников.
Плюсы использования услуги «Приходящий бухгалтер» заключаются в том, что:
- Приходящий бухгалтер работает где-то на стороне (дома или в другом офисе) и приезжает в компанию при возникновении необходимости, что исключает дополнительные финансовые траты на рабочее место, компьютер, канцелярию и прочие рабочие принадлежности.
- Взаимоотношения с приходящим бухгалтером обусловлены договором, в котором отражены все важные моменты, в том числе и оплата за работу. Это означает, что отсутствуют обязательства по выплате зарплаты и есть возможность при исчислении налогов принять траты на услугу «Приходящий бухгалтер» к уменьшению налоговой базы.
- В организациях, предоставляющих подобные услуги, работают профессиональные и квалифицированные специалисты, что говорит о высоком качестве и ответственности при выполнении работ.
- По договору оплата идет за конкретно оговоренный объем работы, а не за «просиживание» в офисе, многочисленные «чаепития» и «перекуры», что опять же экономит финансы компании-нанимателя.
Вышеизложенное подтверждает то, что услуга «Приходящий бухгалтер» является одной из самых доступных и востребованных на рынке услуг по налогообложению и бухучету.
Мы предлагаем Вам услугу «Приходящий бухгалтер» на выгодных условиях. Выезд в Ваш офис нашего специалиста включен в стоимость услуг для наших постоянных клиентов. Мы можем приезжать к Вам в офис тогда, когда это необходимо. Обычно это происходит 1-2 раза в месяц. Мы вместе подписываем необходимые документы, отчетности, разбираем текущие задачи.
Также на месте у клиента мы решаем следующие вопросы:
- ведение базы 1С 7.7, 8.2 – любая консультация по работе программы, составлению отчетностей;
- ведение и архивирование документации для ведения бухучета
Обязательны ли унифицированные формы?
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, привычные для всех «формы Т», были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В самом постановлении Госкомстата было заявлено, что оно принято «в целях реализации требований Трудового кодекса», а также подчеркнуто, что формы согласованы с Минфином и Минтрудом России. Таким образом, создатели попытались отразить и учесть в унифицированных формах все изменения трудового законодательства на тот момент.
В настоящее время многие неправильно трактуют письмо Министерства юстиции [1] о том, что указанное постановление признано не нуждающимся в государственной регистрации и, следовательно, не обязательно для применения. Делать такой вывод по этой причине было бы неправильно. Объясним почему. Не нужно ассоциировать понятие о документе «не нуждающийся в государственной регистрации» с понятием «не обязательный для применения» или «не имеющий юридической силы». Дело в том, что, согласно законодательству [2], часть нормативно-правовых актов требуют обязательной государственной регистрации, а часть в таковой не нуждаются, но при этом имеют такую же юридическую силу, как и зарегистрированные.
В соответствии с пунктом 2 постановления Госкомстата унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на организации независимо от формы собственности. К сожалению, порядок их распространения и ответственность за его невыполнение законодательством не определены.
Требования к государственным и коммерческим структурам
Всплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402).
В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- оплата, продолжительность испытательного срока;
- срок договора и др.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
Нарушителям грозит штраф в размере:
- до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
- до 100 тысяч рублей — для компаний.