Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете (2020-2021)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Определена недостача при инвентаризации: что делать?
При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.
Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:
- ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
- ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
- ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).
Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:
- своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
- разбираться с виновниками;
- принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
- списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
- принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.
О нюансах проведения инвентаризации рассказывают статьи:
- «Инвентаризация материально-производственных запасов: порядок и нюансы»;
- «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
- «Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)».
Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.
После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:
|
Наименование |
Количество |
Цена, руб. |
Стоимость, руб. |
||
|
Цемент ПЦ-500 |
5 мешков |
290,00 |
1 450,00 |
||
|
Совковая лопата с деревянным черенком (рельсовая сталь) |
4 штуки |
525,00 |
2 100,00 |
||
|
Домкрат реечный |
1 штука |
5 080,00 |
5 080,00 |
||
|
Итого на сумму: |
8 630,00 |
||||
Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.
На каких основаниях проводится инвентаризация
Начнём с того, что у многих людей, понятия недостачи и инвентаризации неразрывно ассоциируется с торговлей. Это в корне неверное суждение. Инвентаризация необходима на любых предприятиях, независимо от направления деятельности, в том числе, бюджетным организациям. По сути, инвентаризация проводится для выявления избытков или недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе организации. Сюда можно отнести товары, денежные средства, мебель и даже подотчётную документацию.
По способу проведения, инвентаризация может быть плановой и внеплановой. В первом случае, проведение данной процедуры регулируется нормативными документами предприятия. Периодичность проверки устанавливается руководителем, в зависимости от оборота и специфики деятельности.
Основаниями для внеплановой инвентаризации могут послужить чрезвычайные происшествия. Например:
- Подозрение на хищение товаров;
- Пожар на складе;
- Продажа предприятия.
Кроме того, проверка наличия товарно-материальных ценностей может производиться при смене лица, ответственного за хранение.
По итогам выполнения инвентаризации материальные ценности, которые имеются в наличии, сверяют с бухгалтерскими документами. В ситуации выявления несоответствий в рамках взвешивания, измерения и пересчёта делают опись либо заполняют необходимый документ. В том случае если будут выявлены отклонения, делаются отметки в ведомости расхождений. К списку обязательной документации относят следующие типы актов:
- «ТОРГ-6» — акт о завесе тары.
- «ТОРГ-7», являющийся формой для заполнения журнала регистрации товарно-материальных ценностей.
- «ТОРГ-15» — акт для отражения некачественных товаров и продуктов.
- «ТОРГ-16» включает в себя информацию о списании товаров.
- «ТОРГ-20» содержит сведения о дальнейших действиях с излишками либо недостачей.
- «ТОРГ-21» — акт о пересортировке овощей и плодов.
Понятие «недостачи» страшит всех бухгалтеров предприятий. Это неудивительно, поскольку это явление свидетельствует о том, что кто-то будет привлечен к ответственности и претерпит негативные последствия. По факту проведения инвентаризации выявляются даже самые незначительные нехватки ТМЦ.
Недостачей является фактическое нахождение на балансе юридического лица меньшего количества товарно-материальных ценностей, чем установлено первоначально при бухгалтерском учете.
Значительным условием становится также выявление их реальной стоимости для того, чтобы человек, с которого впоследствии будут взысканы денежные средства за недостачу товара, мог знать основания списания конкретной суммы.
Ситуация недостатка ТМЦ в магазинах необычна тем, что с виновного гражданина удержат стоимость, которая отображена как розничная на продажу. Происходит так, потому что именно эта цена представляет собой убыток торгового предприятия.
Запомните! Если произошла недостача нескольких товаров, то сумма списывается исходя из их количества. Именно это становится реальным убытком магазина, так как непроданные вещи являются неполученной выгодой. По этой причине цена товара при закупке не учитывается.
Не во всех случаях рассчитывается лишь цена ТМЦ, исчезнувших из предприятия. Если же товар пришел в негодность и больше не может быть использован, то его невозможно использовать для извлечения прибыли. Так, стоимость вещи будет учитываться как недостача.
При продаже вещи по меньшей цене из-за ее порчи к недостаче будет отнесена стоимостная разница планируемой цены для реализации вещи и проданной суммы.
Посмотрите видео. Недостача на работе: платить или не платить?
Если организация на упрощенке выбрала объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, в расходы при расчете единого налога включите только сумму недостачи в пределах норм естественной убыли (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы в виде сумм нанесенного ущерба сверх норм естественной убыли не уменьшают налоговую базу. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Если организация на упрощенке выбрала в качестве объекта налогообложения доходы, то сумму недостачи при расчете единого налога не учитывайте. Пунктом 3 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ это не предусмотрено.
Если недостачу имущества возмещает виновное лицо, учтите ее в составе доходов при расчете единого налога независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация (абз. 3 п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Недостачу включите в доходы в момент возмещения сотрудников ущерба (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.
Пример недостачи с определением МОЛ
Например, при квартальной инвентаризации склада ООО «Теплица» была обнаружена недостача мандаринов в размере 14 000 рублей. Порча в пределах нормы естественной убыли — 7 000 рублей. Бухгалтер применил формулу расчета, чтобы узнать, сколько нужно списать мандаринов сверх положенного норматива:
- 14 000 — 7 000 = 7 000 рублей.
Теперь необходимо отразить недостачу в программе:
- Дт 94 Кт 41 «Товары на складах» — 14 000 рублей.
Кладовщик признал свою вину и согласился возместить материальный ущерб из заработной платы. Необходимо записать операции:
- Дт 44 Кт 94 — закрывается счет на сумму естественной убыли в размере 7 000 рублей;
- Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи 7 000 рублей перенесена на кладовщика;
- Дт 70 Кт 73 — проведено удержание из заработной платы должностного лица, виновного в недостаче, на 7 000 рублей.
Остается сформировать анализ счета, чтобы увидеть, закрылся ли счет:
Таблица 1. Анализ счета 94 за июль 2021 г. Общество с ограниченной ответственностью «Теплица»
| Кор. Счет | Дебет | Кредит |
| Начальное сальдо | ||
| 14.000,00 | ||
| 7.000,00 | ||
| 7.000,00 | ||
| Оборот | 14.000,00 | 14.000,00 |
| Конечное сальдо | 0,00 |
Информация о несписанных суммах недостач, учтенных на счете 94, отражается в Бухгалтерском балансе (форма N 1) в качестве прочих оборотных активов .
Рекомендуемые образцы форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина России от 22.07.2003 N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Далее по тексту коды показателей, данные по которым подлежат обработке в органах государственной статистики, приведены в соответствии с Приказом Госкомстата России N 475, Минфина России N 102н от 14.11.2003. Остальные строки кодируются организациями самостоятельно при разработке и принятии форм бухгалтерской отчетности .
В общем случае данные представляемой бухгалтерской отчетности приводятся в тысячах рублей без десятичных знаков .
В » Бухгалтерском балансе сумма недостач отражается в графах 3 и 4 по строке 270 «Прочие оборотные активы».
Таким образом, в соответствии с вышеизложенным фрагмент Бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.