Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем табель учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
По обозначенной теме можно выделить несколько основных моментов:
- Табель учета рабочего времени работников обязан вести каждый работодатель.
- Документ имеет унифицированную форму, но вести именно ее не обязательно.
- После дня увольнения в табеле никаких обозначений не ставится, строки остаются пустыми. Допускается написание фразы «уволен» или прочерки.
- День расторжения трудового договора с работником считается рабочим, поэтому в эту дату проставляется явка. Исключение составляют случаи неявки, совпавшие с данным днем: больничный лист, прогул, отпуск и т.д.
- В день увольнения табель на увольняемого сотрудника передается в бухгалтерию для начисления расчетных сумм.
Увольнение в табеле обозначается
Отработано за месяц» записываются исключительно рабочее время командировки. Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия) О.
Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем Будет записано количество фактически проведенных за работой часов. Перенос трудовых дней Перенесенный день будет зафиксирован пометкой «В(16)» (выходной).
Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса — приказ руководителя). Сверхурочные часы В табеле указываются сверхурочные под пометкой «НУ».
Водитель транспорта компании Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.).
Первичные документы, на основании которых осуществляет табельный учет
Ответственным за ведение табелей является кадровый инспектор либо работник бухгалтерии в зависимости от предоставленных руководителем полномочий. Основанием для ведения записей служат первичная документация, используемая для учета времени работника.
| Режим работника в день увольнения | Документы первичного учета |
| Нахождение на рабочем месте (предусмотрена явка на полный рабочий день или смену) | График рабочего времени, приказ руководителя об увольнении |
| Отпуск | Приказ руководителя |
| Нетрудоспособность | Бюллетень |
| Прогул | Приказ руководителя, акт комиссии |
После расторжения договора в дату, определенную приказом руководителя, записи о рабочем режиме работника прекращаются. По строке с фамилией работника, уволившегося в середине месяца, со дня расторжения договора проставляется прочерк. В месяце, следующем после увольнения, данные о работнике (ФИО, табельный номер) в табеле не отражаются.
Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.
Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.
Табель представляет собой таблицу со столбцами и графами, в которых отмечаются все данные о каждом работнике, включая ФИО, должность и подразделение. Там же, в соответствующих столбцах, отражается отработанное время, отсутствие, прогулы и выходные.
К самым распространенным на данный момент относятся такие обозначения, как:
- работа — 01 или Я;
- работник в командировке — 06 или К;
- отпуск, положенный раз в году — 09 или ОТ;
- дополнительный отпуск — 10 или ОД;
- отпуск, связанный с беременностью или родами — 14 или Р;
- отпуск за свой счет — 16 или ДО;
- нетрудоспособность (болезнь) — 19 или Б;
- выходные, праздники — 26 или В.
Эти обозначение увольнения в табеле учета рабочего времени являются обязательными для регистрации и ведения учета рабочих часов сотрудников.
Какую форму табеля выбрать
Существует 2 вида формы — Т-12 и Т-13. В чем разница?
- Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» заполняется вручную. Имеется в виду, что ее заполняют ручкой или на компьютере в неспециализированных программах (текстовый редактор).
- Т-13 «Табель учета рабочего времени» используется в организациях, у которых установлен турникет, фиксирующий вход-выход сотрудников. Заполняется автоматически (например, программой в электронном виде).
- Закон предоставляет возможность разработать собственную форму, опираясь на рекомендации Госкомстата. Решать этот вопрос предстоит кадровику и бухгалтеру, так как это их основной рабочий документ.
ВАЖНО. Свой выбор нужно закрепить в приказе организации.
- Большинство предприятий выбирают в настоящее время Т-13.
Полезно. Исключение — бюджетные организации: их учетная форма и обозначения строго регламентированы законом.
Табель составляется ежемесячно.
На практике большинство организаций составляют табель дважды в месяц — за первую половину и в конце месяца. Это связано с тем, что зарплата начисляется два раза в месяц: бухгалтерии требуется документ, на основании которого рассчитывается зарплата за конкретный период (например, за первые 15 дней месяца).
Как отражается работа в день в табеле учета времени?
Иногда особенности организации рабочего процесса на предприятии предполагают необходимость привлечения сотрудников к выполнению трудовых обязанностей на выходных. В этом случае речь идет о сверхурочной работе, которая также должна корректно отражаться в табеле учета рабочего времени. Для этого в графе под соответствующей датой проставляется буквенный код «РВ» и цифровой код «03», а в нижней ячейке прописывается точное количество отработанных в этот день часов. После чего просчитывается время выходных.
Трудовое законодательство обязывает работодателя, привлекающего сотрудников к работе в выходной или праздничный день, компенсировать сверхурочный труд посредством дополнительных выплат либо предоставлять работнику взамен другой день для отдыха. Если работодатель намерен предоставить сотруднику дополнительный выходной день в счет отработанного сверхурочно дня, это факт необходимо отразить с применением подходящего кода, чтобы потом произвести учет время выходных.
В графу, соответствующую предоставленному выходному дню, вносится буквенный код «НВ» (ему соответствует цифровой код «28»). Когда в конце месяца понадобится подвести итог, день, обозначенный кодом «НВ» или «28», нужно будет суммировать с остальными нерабочими днями по обычной схеме. Условные обозначения выходных (основных и дополнительных) являются стандартными и универсальными, поэтому применяются как при заполнении формы Т-12, так и при работе с формой Т-13.
Образец увольнения в табеле рабочего времени
Пример. В ООО «Северное сияние» принято вести табель для рабочих, рассчитанный на каждые полмесяца в связи с выплатой аванса. Так, работник Еременко Л.С. был уволен 10.05.2019г. Начальнику подразделения, где трудился Еременко, или иному ответственному за заполнение табеля субъекту необходимо отразить данный факт в табеле.
На практике это выглядит следующим образом:
| ФИО | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого часов |
| Еременко | В | В | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | Я | ||||||
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48 |
Первичные документы, на основании которых осуществляет табельный учет
Ответственным за ведение табелей является кадровый инспектор либо работник бухгалтерии в зависимости от предоставленных руководителем полномочий. Основанием для ведения записей служат первичная документация, используемая для учета времени работника.
| Режим работника в день увольнения | Документы первичного учета |
| Нахождение на рабочем месте (предусмотрена явка на полный рабочий день или смену) | График рабочего времени, приказ руководителя об увольнении |
| Отпуск | Приказ руководителя |
| Нетрудоспособность | Бюллетень |
| Прогул | Приказ руководителя, акт комиссии |
После расторжения договора в дату, определенную приказом руководителя, записи о рабочем режиме работника прекращаются. По строке с фамилией работника, уволившегося в середине месяца, со дня расторжения договора проставляется прочерк. В месяце, следующем после увольнения, данные о работнике (ФИО, табельный номер) в табеле не отражаются.
Что обозначают сокращения
Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы. Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.
| Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 с 2020 года | Расшифровка |
| А | Неявки с разрешения администрации |
| Б | Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
| В | Выходные и нерабочие праздничные дни |
| Г | Выполнение государственных обязанностей |
| К | Служебные командировки |
| Н | Работа в ночное время |
| О | Очередные и дополнительные отпуска |
| ОВ | Дополнительные выходные оплачиваемые дни |
| ДО | ОТ за свой счет |
| Р | Р в табеле (расшифровка) — отпуск по беременности и родам |
| ОЖ | ОО в табеле (расшифровка) — отпуск по уходу за ребенком |
| П | Прогул |
| С | Часы сверхурочной работы |
| НН | Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| ВУ | Выходные по учебе |
| ОУ | Учебный дополнительный отпуск |
| ПК | Повышение квалификации с отрывом от производства |
| ЗН | Замещение в 1-3 классах |
| ЗП | Замещение в группах продленного дня |
| ЗС | Замещение в 4-11 классах |
| РП | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| Ф | Фактически отработанные часы |
| ЛЧ | Код для указания часов сокращения труда работникам |
В качестве шпаргалки предлагаем сохранить изображение с кодами. В нем полная расшифровка табеля учета рабочего времени 2020.
Заполнение табеля учета рабочего времени 2021
Согласно распоряжению Минфина от 01.01.2013 года составляемый документ не обязательно должен в точности повторять форму образца, который теперь носит лишь рекомендательный характер. Но, поскольку большинство официальных инспекторов и проверяющих требуют точного соответствия и могут назначить штраф за несоблюдение формы, лучше придерживаться рекомендаций Министерства финансов.
- Форма N Т-12. Представляет собой кадровый документ, в котором все графы оформляются вручную, а информация в него записывается ответственным лицом.
- Форма N Т-13. В отличие от предыдущего случая, это электронная версия табеля. в электронном варианте не изменяется. Это удобный вариант для предприятий, на которых широко используется автоматическая обработка информации. После оформления в электронном виде листы должны быть распечатаны и подкреплены живыми подписями ответственных лиц: начальником отдела кадров (или человеком, исполняющим его должностные обязанности) и непосредственным руководителем подразделения (начальником, заведующим и т.д.).
- если труженика нет на месте, и никто не знает где он, в первый день для начала проставляется НН;
- после появления сотрудника на месте и оформления письменного объяснения либо же предоставления иного документа, допустим, больничного, указывается код «ПР» — прогул либо же «Б» болезнь.
Указанный документ относиться к унифицированной документации, которая на основании Постановления Госкомстата №1 имеет рекомендованную форму заполнения, а также определенную кодировку, созданную для всех случаев рабочего процесса — от прогула и отпуска до командировки и простоя.
Табель Учета Рабочего Времени Обозначение Букв 2021
В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. 1. В каких случаях ставится код НН? Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия.
- «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
- «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
- «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
- «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст.
Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 91), бюджетная организация обязана фиксировать продолжительность времени труда сотрудников на рабочем месте. Для этого разработана обязательная форма (код по ОКУД 0504421), на основании которой происходит начисление заработной платы. При заполнении нужно использовать условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году.
Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2021. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
- С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
- К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
- ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
- ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором).
Документационное обеспечение работы с персоналом
- Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
- За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
- Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
- Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы
3. Используется карандаш, так как некоторые записи будут в дальнейшем изменены. Например, работник отсутствовал по не выясненным на момент неявки причинам, а в дальнейшем предоставил больничный. В таком случае уже внесенный код «НН» надо будет изменить на «Б».
За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).
Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.
Табель учета рабочего времени
Данные о рабочем времени каждого сотрудника нужны для правильного расчета его среднего заработка. Поэтому работодатель обязан вести учет рабочего времени независимо от применяемой системы оплаты труда.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ).
Организация вправе или вести учет в форме, разработанной самостоятельно и утвержденной руководителем организации, или, как и прежде, использовать унифицированную форму (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.
Важно
2004 N 1). При этом, по нашему мнению, второй вариант проще и удобней. В унифицированной форме предусмотрены все строки и графы, необходимые для правильной организации учета.
Остановимся подробнее на порядке ее заполнения.
Расшифровка обозначений разновидностей отпуска
В буквах и цифрах закодированы все варианты отпусков. Они прячутся за цифрами от 09 до 17.
Расшифровать обозначения ежегодных отпусков – основного и дополнительного, – проще всего, поскольку они обозначены как ОТ (09) и ОД (10). Прочие виды отпусков имеют такие коды:
| Вид отпуска | Зашифрованное обозначение | |
| буквами | цифрами | |
| Учебный оплачиваемый, для тех, кто совмещает работу и обучение. Логично, что он обозначается такой буквой (У).
Он относится к дополнительным отпускам |
У | 11 |
| Учебный неоплачиваемый – также отпуск дополнительный. Чтобы отличить его от предыдущего, в код кроме буквы У вставлена Д | УД | 13 |
| За свой счет: | ||
| – полученный по согласованию с нанимателем | ДО | 16 |
| – предоставленный в предусмотренных законом случаях (недаром код содержит букву З – от слова «закон») |
Возможные ошибки заполнения ТУРВ
Кроме обычных описок в ТУРВ бывают ошибки действительно значительные.
Пример. Сотрудник предприятия в выходной день посещал ночной клуб и попал в число нарушителей порядка. В результате его задержала полиция, и он содержался под стражей несколько суток. Работник бухгалтерии, отвечающий за ведение ТУРВ, обозначил дни отсутствия сотрудника как ПР – прогул.
В данном случае допущена немаловажная ошибка. Прогул – это отсутствие без какой-либо причины, которую можно идентифицировать как уважительную (Ст. 81 п.6а ТК).
Поэтому более корректно ввести дополнительное обозначение и записать, к примеру, код АА (38) – административный арест. Или обозначить пропущенные дни кодом НБ (35) – безоплатное отсутствие по предусмотренным законодательством причинам.
Нередко при нахождении сотрудника на больничном, в отпуске по БИР, неоплачиваемом отпуске, в табеле проставляются выходные (В) вместо правильных кодов – Б, Р и ДО. Это также является ошибочным.
Основные правила заполнения кодов в табеле учета рабочего времени
Коды и обозначения в табель учета рабочего времени вносятся сотрудником (табельщиком), ответственным за ведение этого первичного документа. Небольшие фирмы могут возложить обязанность по заполнению табеля на кадровика или руководителя подразделения.
Организация может разработать и использовать собственные коды, утвердив их приказом.
Если допущена ошибка, неправильные данные зачеркивают одной чертой, а сверху пишут верные сведения с указанием даты исправления.
Каждым структурным подразделением заполняется отдельный табель учета рабочего времени. После того как табель полностью заполнен, его подписывают ответственный сотрудник и руководитель структурного подразделения.
Каждый месяц не позднее 1 и 15 числа документ передают в бухгалтерию для своевременного расчета зарплаты.
Особенности заполнения табеля учета рабочего времени в отдельных ситуациях
Отметим, что законодательство недостаточно четко регулирует порядок заполнения унифицированной формы табеля в различных ситуациях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому бухгалтеру или табельщику приходится самостоятельно решать, что отражать в табеле в каждом частном случае.
Отметим, что удаление тех или иных реквизитов, установленных Госкомстатом России (Росстатом), в первичных документах ранее не допускалось. В то же время фирма была вправе вводить в них дополнительные строки и графы. Это предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (*).
(*) приложение к пост. Госкомстата России от 24.03.1999 № 20
С 1 января 2013 года для учета рабочего времени фирма может как разработать собственный бланк табеля, так и вести его по унифицированной форме. При этом разрабатывая собственный бланк она вправе взять за основу унифицированную форму дополнить ее любыми реквизитами и удалить лишние данные. Главное, чтобы впоследствии эта форма была утверждена руководителем компании.
Работа сверхурочно
Предположим, табель заполняется методом сплошной регистрации явок и неявок. Сотрудник компании работал сверхурочно (10 часов вместо установленных 8). Какой код за этот день проставлять в табеле: «Я» (продолжительность работы в дневное время) или «С» (продолжительность работы сверхурочно)?
В данном случае в табель может быть введена дополнительная графа. В существующей графе ставят код «Я», в дополнительной — «С». При этом для удобства дальнейших подсчетов нормальную и сверхурочную продолжительность времени целесообразно разделить и указать в соответствующих графах «8» и «2».
В то же время подобной проблемы не возникнет при регистрации в табеле лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени.
Работа в день командировки
Сотрудник по договоренности с работодателем может выйти на работу в день возвращения из командировки. Получается, что, с одной стороны, его командировка не закончилась (код по табелю «К»), с другой — он находится уже на рабочем месте (код по табелю «Я»). Отметим, что вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Это предусмотрено Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (*).
(*) утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749
Обязанности выходить на рабочее место в день командировки у сотрудника нет. Однако по договоренности с работодателем он может это сделать как на полный день, так и лишь на его часть. В данном случае компания обязана ему оплатить:
– день командировки (таковым считается и день прибытия) из расчета среднего заработка;
– суточные за этот день;
Соответственно, в табеле могут быть проставлены коды, обозначающие нахождение сотрудника в командировке и факт его выхода на работу. При этом в табеле нужно указать и количество отработанных им часов. Предположим, в день возвращения из командировки сотрудник отработал 4 часа. В такой ситуации в соответствующих графах табеля проставляются буквенные коды «К» и «Я» и отработанные часы — «4». Таким образом, бухгалтер отразит факт нахождения сотрудника в командировке, его работы в этот день и количество отработанных часов.
В таком же порядке табель может быть заполнен, если, например, сотрудник возвратился из командировки после 00:00 часов (этот день считается днем командировки) и вышел в этот день на работу.
Поездка в командировку и (или) возвращение из нее в выходные
По решению руководства сотрудник компании может быть направлен в служебную командировку в выходной день (например в субботу или воскресенье при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями). Кроме того, он также может вернуться из командировки в выходной день. Как указал Верховный Суд РФ, в данном случае заработок лицу начисляется в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса (*). Эта статья устанавливает общие правила, по которым оплачивают выходные или нерабочие праздничные дни.
(*) решение ВС РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663
Следовательно, за эти дни оплату сотруднику начисляют исходя не из его среднего заработка (как это предусмотрено для оплаты дней командировки), а из тарифной ставки или оклада, увеличенной как минимум в два раза. В табеле учета рабочего времени в выходные дни проставляются коды «К» и «РВ» с указанием времени в пути, которое на них приходится («К» — служебная командировка, «РВ» — продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни).