Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Устанавливаем разъездной характер работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Компенсации при разъездном характере работ
Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.
Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Под командировкой понимается служебная поездка для выполнения должностных обязанностей за пределы постоянного места работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В соответствии с законодательством для признания такого перемещения именно командировкой должны удовлетворяться следующие условия:
-
Направление в командировку возможно лишь сотрудников, с которыми у организации заключен трудовой договор. В частности, нельзя отправить работников, работающих по ГПХ, а также льготные категории граждан в соответствии с ТК РФ (беременных женщин, несовершеннолетних, лиц, устроенных по ученическому договору). Дополнительное согласие на служебную поездку потребуется от одиноких родителей, матерей детей до 3-х лет, работников, ухаживающих за нетрудоспособными родственниками (при наличии документального подтверждения и медицинского заключения).
-
При командировке оформляется внутренний документ. Чаще всего это приказ, в котором указывается цель поездки, дата отъезда и возвращения, место.
-
Требуется подтверждение целесообразности расчета продолжительности поездки. Закон не устанавливает минимальные и максимальные сроки по командировкам. Однако, нерационально направлять сотрудника в другую местность на период, превышающий 4-6 месяцев. В этом случае рекомендуется оформить временный перевод специалиста, заручившись его согласием.
-
Цели служебного поручения должны быть связаны с выполнением производственных функций. Не допускается отправка сотрудника для решения личных задач учредителей и руководителя (ст. 60 ТК РФ).
Наличие командировок можно не указывать в трудовом договоре, поскольку они не являются постоянным условием труда. На период отсутствия за работником сохраняется его место, то есть не допускается увольнение, перевод на другую должность или сокращение.
В соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ, необходимость выезда сотрудника для решения рабочих задач в пределах местности нельзя относить к командировкам. Например, выездной характер работы для курьеров, машинистов, проводников, выездных менеджеров, водителей и т.д.
Четких критериев отнесения к разъездной работе на законодательном уровне нет. Эксперты сервиса business-trip.online рекомендуют использовать следующие признаки:
-
сотрудник проводит за территорией офиса большую часть своего рабочего времени, исполняя при этом должностные обязанности;
-
трудовые функции предусматривают частые вызовы для встреч с клиентами, партнерами, контрагентами.
Разъездной характер работы:
-
фиксируется в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника;
-
не предусматривает издание внутреннего документа на каждую поездку;
-
оплачивается в установленном порядке на предприятии (работник получает заработную плату, а не средний доход как при командировках);
-
фиксируется в табеле как обычное рабочее время;
-
требует отчета о проделанной работе в соответствии с внутренними регламентами (ежедневно через дистанционные каналы, еженедельно, ежемесячно);
-
не защищает от увольнения, перевода на другую должность.
Организация командировок при постоянных разъездах
Ст. 166 ТК РФ не позволяет относить постоянные поездки по служебным обязанностям к командировкам. Обычно такие условия распространяются на один регион или город. При отправке работника в другую местность поездку можно рассматривать как командировку.
Ее организация осуществляется по установленным правилам для командировок. В частности, формируется приказ на сотрудника с указанием его целей и задач пребывания в другой местности. Документ подписывается руководителем и работником. По возвращении необходимо сформировать авансовый отчет.
Компенсации подлежат следующие расходы:
-
проезд;
-
проживание;
-
суточные;
-
питание (при предоставлении такой привилегии);
-
иные расходы, согласованные с работодателем.
Оформление разъездного характера работы
Никаких приказов о направлении в служебную поездку, в отличие от однодневных командировок, не издается. Но локальным актом (коллективным договором, соглашением) работодателя должен быть установлен перечень должностей, постоянная работа по которым имеет разъездной характер. На основании этого документа условие о разъездном характере работы включается в должностные инструкции и трудовые договоры.
Кроме того, работодатель может локальным актом утвердить формы других документов относительно отчетности о поездках — маршрутные листы, служебные задания и т.п. Водителям выдается путевой лист, который может быть составлен по унифицированной форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, или разработан самостоятельно с применением положений Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Путевые листы регистрируются в журнале и сдаются уполномоченному лицу.
Расходы работника должны быть подтверждены документально и выплачиваются на основании авансового отчета.
В табеле учета рабочего времени проставляется буквенный код «Я», поскольку сотрудники, находясь в разъездах, исполняют свои трудовые обязанности. По желанию работодателя для подтверждения, что работник в определенные дни находился в разъездах, можно проставлять иной код, установленный приказом работодателя, например «СП» (служебные поездки).
Критерии работы с разъездным характером
Критерии разъездной работы работодатель определяет самостоятельно.
В законодательстве нет ни легального определения, ни четких критериев разъездного характера работы. Вместе с тем с учетом разъяснений государственных органов и судебной практики можно сделать вывод, что определяющими признаками разъездного характера работы являются следующие:
— исполнение основных (ключевых) обязанностей работника требует разъездов;
— значительный объем рабочего времени работник фактически проводит за пределами территории работодателя, исполняя обязанности в пределах такого времени.
Иные критерии зависят от конкретной должности работника, исполняемой им трудовой функции, частоты разъездов и могут быть определены работодателем в индивидуальном порядке. Например, в некоторых государственных органах и учреждениях показатель особого характера работы — возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. При разработке внутренних документов компании работодатель вправе использовать формулировки из этих нормативных актов.
Также в локальном нормативном акте работодателю предстоит определить перечень должностей (профессий) с разъездным характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Кроме того, в трудовом договоре следует закрепить обслуживаемую территорию. Именно в ее границах работник с разъездным характером работы будет совершать служебные поездки.
Законодательно не установлено, какими пределами может ограничиваться территория обслуживания. Как правило, указывают субъект Федерации или отдельный район субъекта. Впрочем, при необходимости указывают несколько субъектов Российской Федерации или всю ее территорию.
Разъездной характер работы предполагает, что значительный объем рабочего времени работник проводит за пределами территории работодателя. Следует учитывать, что в законодательстве отсутствует запрет направлять работников, которым установлен разъездной характер работы, в служебные командировки. Это возможно в тех случаях, когда такое направление не соответствует по своим характеристикам, установленным работодателем, признакам служебной поездки при разъездном характере работы. Например, если определяющим критерием разъездного характера работы является исполнение в служебных поездках основных обязанностей работника, то направление на обучение или семинар, посещение которого не входит в типичный круг обязанностей работника, должно считаться именно служебной командировкой. Аналогичный подход должен применяться, если работник направляется за пределы установленной для него зоны обслуживания.
Таким образом, при установлении работникам разъездного характера работы работодателю потребуется локальный нормативный акт с критериями такой работы и перечнем должностей, предполагающих постоянные разъезды. Зону обслуживания лучше закрепить в трудовом договоре с работником.
Работник с разъездным характером работы может выполнять обязанности в регионах, где у работодателя нет обособленных подразделений. Но создавать его специально и ставить на учет в налоговом органе не нужно. Обособленное подразделение — любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Рабочее место считается оборудованным, когда созданы все необходимые для исполнения трудовых обязанностей условия и на нем работники выполняют такие обязанности.
. Если для работника с разъездным характером работы не создается стационарное рабочее место, то оснований для постановки на учет в налоговых органах обособленного подразделения по месту осуществления таких работ не возникает (письма Минфина России от 28.07.2011 № 03-02-07/1–265 , от 01.03.2012 № 03-02-07/1–50 , от 24.05.2013 № 03-02-07/1/18634).
Подробное описание видов работы
| Вид работы | Описание | Образец профессий |
| Подвижная | Отличительной чертой такого вида работы является смена места. Работник выполняет одни и те же действия, но изменяет место расположения. Такой вид работы не подразумевает передвижение по городу, при смене места действия оборудуется рабочее место. Зачастую это физический труд. |
· работники лесозаготовки; · строители; · сантехники; · пастухи; · строители дорог и мостов. |
| Разъездная | Разъездная деятельность отличается от командировки. Как только смена заканчивается, труженик может вернуться домой, в командировке это невозможно (только если это не однодневная командировка). Также разъездной труд подразумевает перемещения работника в пределах одного населённого пункта (например, города) и близлежащих муниципальных образований (например, сёл, хуторов, деревень). |
· курьеры; · водители (не дальнобойщики); · почтальоны; · риэлторы. |
| В пути | Рабочий процесс происходит во время дороги. Обычно сотрудникам предоставляются все условия для ночлега на рабочем месте. |
· проводницы; · стюардессы; · дальнобойщики; · экспедиторы; · пилоты; · штурманы; · машинисты поездов дальнего следования; · капитаны водного транспорта. |
| Прочий вид | К прочим видам можно отнести работу, осуществляемую на фиксированном месте. | · офисные клерки. |
Как правильно оформить разъездной характер работы
Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении.
Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.
В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены.
Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.
ООО «Весна»
г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1
Приказ № 7
об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы
«15» июля 2021 года
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от «10» июля 2021 г. к трудовому договору от №38 от «01» октября 2017 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить водителю Камчатову Н.Н. разъездной характер работы с «22» июля 2021 г.
2. Установить водителю Камчатову Н.Н. надбавку за такие условия работы с «22» июля 2021 г.
Петров / Петров П.П.
М.П.
В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.
Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.
Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.
Итак, чтобы у налоговых представителей не возникало вопросов к руководству и сотрудникам, необходимо отразить в коллективном договоре условия, определяющие разъездной характер работы. Также они должны быть обозначены в локальных нормативных актах и соглашениях. В этих же документах необходимо указание размера компенсаций.
Данные требования обозначены письмом ФНС РФ от 06.08.2010 и положением Министерства здравоохранения и социального развития от 27.02.2010.
Работа в течение суток
Особого внимания заслуживает трудовая деятельность тех людей, которые в течение всего дня работают в движении. По сути, это и есть разъездной характер работы (в трудовом договоре это также отмечается). Речь сейчас идет о водителях общественного транспорта и передвижных отделений связи, а также шофёрах, занятых на перевозке почты. Кроме перечисленных специалистов, в данный перечень входят сотрудники предприятий, деятельность которых заключается в осуществлении строительных, наладочных и монтажных работ. Естественно, в список включены все лица, связанные с железнодорожным транспортом — кондукторы, проводники, машинисты.
Но это ещё не всё, что касается такой темы, как разъездной характер работы. Рабочее время должно быть нормировано, но в данном случае это не всегда осуществимо. Поэтому, если продолжительность этой деятельности превышает 12 дней в месяц, но сотрудники всё равно ежедневно возвращаются домой, им выплачивается 20-процентная надбавка. То есть, если месячная ставка равна 25 000 р., то в качестве компенсации к данной сумме прибавляется ещё 5 000 р.
В случаях, когда разъездная деятельность занимает менее 12 дней в месяц, человеку положена компенсация до 15%.
Режим рабочего времени при разъездном характере работы
При разъездном характере работы работнику может быть установлен любой режим рабочего времени в зависимости от вида выполняемой работы. Однако вести учет рабочего времени работников с разъездным характером работы сложнее, чем тех, кто постоянно работает в офисе. Применительно к работам с разъездным характером самым удобным, на наш взгляд, является суммированный учет рабочего времени (ст. 126 ТК). При этом на работах с вредными и (или) опасными условиями труда норма рабочего времени исчисляется исходя из установленного законодательством сокращенного рабочего времени.
Пример 1 В период действия трудовых договоров наниматель уведомил работников об установлении им разъездного характера работы в связи с производственными причинами. Установление работнику по инициативе нанимателя разъездного характера работ в период действия трудового договора, если ранее работа не являлась таковой, по обоснованным организационным, производственным или экономическим причинам является изменением существенных условий труда (ст. 32 ТК), в связи с чем нанимателю необходимо соблюсти установленный порядок такого изменения.
Отличие от командировок
Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.
Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто – средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.
Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.
Разъездной характер работы – что это значит?
Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения.
Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет.
Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.
Кадровая служба предприятия в 2018 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда.
В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции.
С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.
Выделяют три вида характера труда:
- Разъездной.
- В пути
- Подвижной характер.
Первый вид подразумевает постоянные разъезды трудящегося по разным объектам исключительно в течение дня. При этом, рабочая смена сотрудника заканчивается в то же время, что и обычный рабочий день. Работодатели самостоятельно устанавливают специальные положения, в которых чётко разъясняют о разъездном характере труда, указывая на командировки.
К разъездному характеру труда можно отнести следующие профессии:
- Экспедитор.
- Курьер.
- Менеджер.
- Почтальон.
- Торговый представитель.
- Водитель.
- Мастер по ремонту какого-либо оборудования.
- Мастер-наладчик.
Основные признаки разъездной работы
Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.
Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.
К сведению
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т. д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.
Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, что носящей разъездной характер считается работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.
Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209‑ТЗ.
То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.
Вопрос
Распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?
Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.
Однако работодателю необходимо учитывать все особенности труда беременной работницы, результаты специальной оценки условий труда на предмет наличия противопоказаний, а также проверить их на соответствие СанПиН 2.2.0.555‑96 «2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы», утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 № 32, Методическим рекомендациям № 11‑8/240‑09 «Гигиеническая оценка вредных производственных факторов и производственных процессов, опасных для репродуктивного здоровья человека», утвержденным Главным государственным санитарным врачом РФ 12.07.2002 № 11‑8/240‑09, Гигиеническим рекомендациям к рациональному трудоустройству беременных женщин, утвержденным Госкомсанэпиднадзором 21.12.1993, Минздравом 23.12.1993.
И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше – например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).
Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.