Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов организаций
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Сроки хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Приведем сроки хранения отдельных документов:
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов — не менее 10 лет)).
б) годовая — пост.
в) квартальная — 5 лет, при отсутствии годовой — пост.
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
- Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним — пост.
- Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет.
- Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
- Счета-фактуры — 4 года.
- Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — пост.
- Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов — 5 лет.
- Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет.
- Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения — пост.
Ответственность за хранение бухгалтерских документов
За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании – с него и спросят. Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам.
Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа. За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 300 – 500 рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на 2000 – 3000 рублей.
Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 000 до 30 000 рублей.
При большом рвении в отсутствии документов можно усмотреть мошеннические действия и применить статью из Уголовного кодекса. Этот наихудший вариант грозит ответственному лицу штрафом до миллиона рублей и заключением до шести лет.
Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи.
Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования. Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию.
Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения. Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов.
Хотелось бы обратить внимание читателей на санкции, которые могут быть применены к налогоплательщику при отсутствии у него первичных документов. Рассмотрим самые распространенные.
Если первичные документы уничтожены после установленного срока хранения – хорошо, можете спать спокойно. Но порой при расчете срока руководствуются общими правилами (прописанными в Законе № 209-ФЗ, НК РФ и Перечне Минкультуры РФ) и забывают о специальных «оговорках», таким образом уничтожая документы, которые еще должны были хранить. И вот в этом случае чаще всего и возникают проблемы.
Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет применение ответственности по ст. 126 НК РФ:
- если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 – уведомлениям о контролируемых сделках);
- если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы или представит их с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок / выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.
Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).
Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть оштрафована в размере (ст. 120 НК РФ):
- 10 000 руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
- 30 000 руб. – если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.
Если при этом обнаружится занижение налоговой базы, то на компанию будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).
За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может, поэтому организацию смогут наказать либо по ст. 126 НК РФ, либо по ст. 120 НК РФ. Суммировать эти штрафы не будут.
Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.
Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов, фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных документов не подпадает.
Но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения (п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).
Перечень документов ООО, за утрату которых может применяться статья 13.25 КоАП РФ, немного другой. Он приведен в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Примечательно, что среди прочего там сказано, что ООО обязано хранить «иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Очевидно, сюда подпадает и бухгалтерская отчетность.
Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ составляют:
- от 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
- от 200 000 до 300 000 руб. – для юридических лиц.
Какие документы обязательно нужно хранить?
Перечень и сроки хранения каждого вида документов указаны в Приказе Минкультуры №263. Организация обязана на основе установленных сроков предусмотреть в своей учетной политике раздел о сроках хранения документации с указанием наименования и сроков их хранения. Т.е. несмотря на наличие отдельного документа (Приказа №263), эти же нормы должны быть продублированы в учетной политике конкретной организации. При этом из Приказа нужно выбрать те документы, которые образуются в процессе ведения деятельности конкретной организации.
Список документов по бухгалтерскому и налоговому учету, а также форм финансовой отчетности, подлежащих обязательному хранению, указан в подразделе 4.1. Перечня, утвержденного Приказом №263.
Согласно требованиям, на постоянной основе должны храниться:
-
бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам;
-
документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами;
-
сводные годовые отчеты;
-
годовые отчеты о платежах и поступлениях валюты;
-
годовые отчеты в налоговые органы,
-
перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды;
-
годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд соцмедстрахования;
-
положения об оплате труда и премировании работников;
-
инвентаризационные описи ликвидационных комиссий.
Для ряда документов установлен конкретный ограниченный срок хранения. Поскольку с заработной платы работников уплачиваются взносы в пенсионный фонд и на их основе затем формируется будущая пенсия, «зарплатные» документы подлежат длительному хранению. При выходе работника на пенсию у него должна быть возможность при необходимости восстановить данные о своей трудовой деятельности и уплаченных взносах. Поэтому ведомости начисления зарплаты, ведомости на выдачу дивидендов хранятся 75 лет. Такой же срок должна храниться штатная расстановка работников. Документы о командировании работников хранятся недолго -5 лет.
Что касается первичных документов, фиксирующих факт совершения хозяйственных операций, они должны храниться 5 лет. К ним относятся:
-
кассовые документы и книги;
-
банковские документы;
-
книги учета покупок-продаж;
-
корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования;
-
акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
-
квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты.
Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.
За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.
Уничтожение документов бухгалтерского учета
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.
Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08. 02. 1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26. 12. 1995 № 208-ФЗ).
В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.
Сроки хранения документов в организации в 2021 году
|
Наименование документов |
С 18 февраля 2020 года |
До 18 февраля 2020 года |
|---|---|---|
|
Налоговые декларации, счета-фактуры |
4/5 лет |
5 лет – для налоговых деклараций; 4 года – для счетов-фактур |
|
Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов |
5 лет |
— |
|
Переписка о реструктуризации налоговой задолженности |
6 лет |
— |
|
Расчеты по страховым взносам |
50/75 лет |
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года) |
|
Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ |
5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей 50/75 лет |
5 лет, а если нет лицевых счетов:
|
|
Книги учета доходов и расходов на упрощенке |
5 лет |
В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя |
Сколько хранить бухгалтерские и налоговые документы
Как уже было упомянуто выше, обязательные сроки хранения бухгалтерских документов не только установлены законом «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года (402-й федеральный закон), но и регламентированы соответствующим Перечнем Федерального архивного агентства.
Если сравнить сроки хранения документов бухучета, указанные в таблице Росархива и Федеральном законе, то выясняется, что эти требования разные. В частности, перечнем Федерального архивного агентства предусмотрены различные сроки для бухгалтерских документов разного вида и значимости. Что же касается Федерального закона, то согласно этому законодательному акту предусмотрен пятилетний период хранения для всех бухгалтерских документов.
Невольно возникает вопрос — сколько хранить бухгалтерские документы? Чем руководствоваться? Но и тут все просто: в одном из пунктов ФЗ №402 прописано, что в основе уточнения продолжительности хранения бухгалтерской документации лежит перечень Росархива.
На бухгалтерские документы приходится порядка 70-80% от общего документооборота среднестатистической организации, поэтому поместить весь архив в одном сейфе практически не представляется возможным. При этом ответственное лицо должно не только обеспечить условия для безопасного хранения документов, но и защитить их от порчи и внесения изменений. В соответствии с рекомендациями Минфина, архивную документацию следует держать в закрытых шкафах или специально оборудованной для этого комнате.
Есть и другие нюансы хранения бухгалтерских документов:
- Передача документов бухгалтерии на хранение в архив требует составления детальной описи с указанием полного перечня передаваемых бумаг;
- Действующие в организации правила хранения бух.документации должны быть прописаны в отдельном внутреннем акте, например, Положении о порядке архивирования документов. Этого требует действующее законодательство;
- Срок хранения бухгалтерских документов в организации может быть продлен, например, при проведении экспертизы их ценности, однако сокращать время обязательного хранения запрещено;
- На бухгалтерии лежит ответственность не только за должное хранение документации, но и за своевременное ее уничтожение в соответствии с предъявляемыми требованиями.
В Санкт-Петербурге и столичном регионе услуги по конфиденциальному уничтожению бухгалтерских документов оказывает компания «Корона». Если общий вес архива превысит 500 килограммов, вы гарантировано получите денежное вознаграждение за предоставленное вторсырье.
Вся операция выполняется быстро и с предоставлением всей закрывающей документации. Бумаги сначала измельчаются на большом промышленном шредере в крошечные фрагменты, затем отправляются на вторичную переработку. При процессе уничтожения можно присутствовать лично, а можно наблюдать за происходящим в цехе в режиме онлайн посредством видеосвязи.
По прошествии срока хранения документы (в том числе и бухгалтерские) подлежат уничтожению. Наша компания оказывает данную услугу качественно и надежно. Если у вас есть документы, которые пора уничтожить, то мы готовы вам помочь.
- Звонок
- Обработка заказа
- Уточнение типа макулатуры
- Уточнение объёма работы
- Оформление заказа
- Уточнение места вывоза
- Назначение удобного времени (круглосуточно)
- Вывоз
- Выезд (от 300 кг — бесплатно)
- Бесплатная погрузка (собственные грузчики)
- Удобный расчет
- Оплата наличными
- Перевод на карту (оплата после взвешивания)
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет. А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги? Сколько хранить документы
Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.
Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?
📌 Реклама Отключить
Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2008 году надо хранить документы 2004 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.
Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет;
— документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
📌 Реклама Отключить
Несколько исключений из общего правила
Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.
Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.
«Первичка» по приобретенному имуществу. Документы на приобретение основных средств нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-02/84).
📌 Реклама Отключить
Специальное требование для убыточных компаний. Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.
Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.
📌 Реклама Отключить
Правда, объем убытков может быть подтвержден ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.
Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).
Списание безнадежной дебиторской задолженности. И в этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.
Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.
📌 Реклама Отключить
Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.
Срок хранения документов акционерными обществами. Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
📌 Реклама Отключить
Отчеты по налогам. Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.
Чем регламентируются сроки хранения документов в организации
В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.
Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.