Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6‑НДФЛ с 2023 года — обзор изменений в форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В данном случае не будет выплаты заработной платы и, соответственно, оснований для перечисления налога. Если зарплату не платили в течение всего года, то отчётность вообще не предоставляется. Уведомить налоговую об этом можно письмом.
Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».
При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.
Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:
- за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
- за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.
И отразить в отчётности следующим образом:
- зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
- зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если нет работников
Если выплаты появились во втором квартале, то нужно будет сдать отчётность за полгода, 9 месяцев и за год, даже если в 3 и 4 квартале не было операций. Соответственно, если зарплатные операции были только с 3 квартала, то по тому же принципу нужно отчитаться за 9 месяцев и год. При выплатах только в 4-м квартале – сдать только годовой отчёт.
Обратите внимание, что НДФЛ уплачивается не только при выплатах по трудовым договорам, но и в некоторых других случаях, в том числе при получении физ лицами доходов по договорам ГПХ, при принятии решения о распределении прибыли (выплате дивидендов).
Надо ли сдавать пустой 6-НДФЛ, если в году были начисления?
И все же иногда ответ на вопрос «Нужно ли сдавать 0-ю 6-НДФЛ?» будет положительным. И даже если осуществлялись начисления гражданам, иногда нулевой отчет по 6-НДФЛ сдавать нужно.
К примеру, если вы выслали в ФНС отчет с ошибкой в ОКТМО или КПП, по мнению контролеров, нужно сдавать нулевую 6-НДФЛ. Посмотрим, как сдать нулевой отчет 6-НДФЛ, руководствуясь их пояснениями.
Если вы привели неверный ОКТМО или КПП, отправьте в ФНС:
- нулевой отчет (при условии, что он будет обозначен как корректировочный с кодом 001) с прежним (ошибочным) ОКТМО;
- корректный отчет (обозначенный как первичный с кодом 000) с верными данными.
В каких случаях форму подавать все-таки нужно
Какие ситуации могут возникнуть в течение отчетного года:
- Если в течение календарного года не начислялись и не выплачивались доходы, если нет налогообложения – НДФЛ представлять не нужно;
- заработная плата была начислена и выплачена только в последнем квартале года. Для данного случая квартальные формы будут с нулевыми показателями или их представление не обязательно. Годовой НДФЛ необходимо сдавать в налоговую не позднее 1 апреля следующего года;
- начисление доходов производилось только в третьем квартале. Расчет за 1 и 2 квартал можно не представлять. НДФЛ за 9 месяцев и за год будет обязательным, даже если в последнем квартале начисление и выплата доходов не производилась;
- заработная плата была начислена во 2 квартале. Для такого случая отчет за 1 квартал не обязателен. Начиная с НДФЛ за полугодие и до конца года компания обязана будет отправлять отчет в ИМНС;
- доходная часть была выплачена только в первом квартале – представление отчета должно быть своевременно в течение всего отчетного года.
Какие возможны риски, если вы решили не сдавать нулевой отчет
Расчет сдают, только если компания делала выплаты физлицам, облагаемые подоходным налогом. Если же выплат ни в одном месяце расчетного года нет, то и представлять в налоговую инспекцию нулевые отчеты по НДФЛ не требуется.
Но налоговые органы не имеют информации о том, осуществляла организация начисления работникам или нет. О том, что таких выплат нет и компания правомерно не представила отчет, необходимо уведомить ИФНС. Сделать это разрешено в простой письменной форме, принеся письмо лично, отправив его почтой или в электронной форме.
Если не сделать этого, то налоговики решат, что налогоплательщик не отчитался неправомерно. В этом случае инспекция заблокирует банковские счета компании.
Чтобы правильно отчитаться по НДФЛ, бесплатно используйте инструкцию и образцы от КонсультантПлюс. Эксперты разобрали, как заполнять форму в разных ситуациях.
Нулевая форма 6-НДФЛ подается с учетом следующих особенностей:
- Она сдается по желанию налогового агента при условии отсутствия деятельности, начисленных и выплаченных доходов физлицам.
- Если в предыдущих налоговых периодах (например, в 2021 году) выплаты «физикам» были, и форма 6-НДФЛ сдавалась, рекомендуется написать письмо об отсутствии базы для налогообложения, чтобы налоговики не заблокировали счет.
- Если хотя бы в одном из отчетных периодов текущего года были начислены выплаты сотрудникам, то до конца года форму 6-НДФЛ следует обязательно представлять налоговикам по итогам каждого квартала в установленные сроки, т. к. раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом.
Необходимость сдачи нулевой отчетности
Письмом ФНС России от 01.08.2016 г. № БС-4-11/13984@ дан ответ на вопрос о сдаче нулевого расчета организациями и ИП: если в организации или у ИП нет наемных работников и не производятся выплаты, то сдавать 6-НДФЛ нет необходимости.
Основанием является то, что 6-НДФЛ представляют налоговые агенты (организации и ИП), которые производили выплаты налогооблагаемых доходов налогоплательщику.
Важно! При том, что сдавать нулевую отчетность по 6-НДФЛ нет необходимости, ФНС не вправе отказать в его принятии.
Если фактических выплат физлицам не было, но зарплата начислялась, то 6-НДФЛ придется сдать. Ведь с признанного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если он еще не выплачен (п. 3 ст. 226 НК).
Действительный государственный советник РФ 3-го класса, к.э.н. А. Кизимов
Ответственность за непредставление 6-НДФЛ
Как и за все несданные или несвоевременно сданные формы отчетности за 6–НДФЛ предусматривается наказание, выражаемое в таких формах:
| Непредставление налогового регистра | 200 руб. за каждый непредставленный документ |
| За отсутствие налогового регистра | 10000 руб. |
| Занижение налоговой базы | 20% от неуплаченного налога, но не менее 40000 руб. |
| Задержка 6-НДФЛ | 1000 руб. за каждый полный (неполный) месяц с даты крайнего срока отчетности до даты, когда отчет будет сдан. Штраф назначается после представления расчета в срок — 10 рабочих дней |
| 6-НДФЛ с ошибками (недостоверными сведениями) | 500 руб. за каждую ошибку, но при своевременной сдаче уточненного расчета до проверки ФНС штраф не назначается |
В письме ФНС от 9 августа 2016 г. № ГД-4-11/14515 отражается, что ФНС вправе при непредставлении 6-НДФЛ в течение 10 дней с установленной для сдачи даты заблокировать банковский счет, аналогично это возможно при отсутствии письма или формы расчета.
Когда появляется нулевая отчетность
А как быть, если в отчетном (налоговом) периоде по физическим лицам отсутствовали какие-либо выплаты? Например, фирма только открылась и никаких движений по счетам сотрудников не наблюдалось. Тогда принимается, что организации, ИП и ОП не являются на этот период налоговыми агентами и, соответственно, не сдают нулевой НДФЛ-6. Если они не пользуются услугами работников и не ведут деятельность, существуя лишь формально, они также не обязаны составлять такой документ. Об этом сказано в Письме ФНС РФ от 23 марта 2016 года.
А что, если один раз в году платежи в пользу физлиц все же были? С них необходимо удержать налог и подать соответствующие сведения в налоговую. Учитывая, что первая часть формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, в отчетах за разные периоды изменится только состав заполненных разделов и пустующих блоков.
Пример. Организация переводила средства сотрудникам в мае. Соответственно, в первом квартале организация не могла выступать в качестве налогового агента (нет движений – нет и налогов!). По платежам в бюджет за доходы физлиц представители фирмы отчитаются за 6 месяцев, 9 месяцев и по окончании календарного года. Что касается раздела 2, который заполняется не нарастающим итогом, а за последние три отчетных месяца, то в формах за 9 и 12 месяцев он остается пустым (при условии, что с июля организация не вносит туда никаких сведений).
Итоговый образец нулевой отчетности по налогу на доходы физических лиц представлен ниже.
Нулевой 6-НДФЛ. Сдавать или нет
6-НДФЛ-головная боль бухгалтера. Такого отчета с подвыподвертами наверное ещё не было. Не зря где-то в интернете. кто-то из бухгалтеров его назвал 6-НКВД-очень точно, теперь мы с моими коллегами только так его и называем. В этом отчете больше вопросов,чем ответов. И вот один из них: сдавать или нет нулевой расчет.
картинка из открытых источников
Вообще,если рассуждать правильно и красиво, то обязанность сдавать 6-НДФЛ возникает только у налоговых агентов, тех кт выплатил доход работнику,удержал НДФЛ с выплаты и перечисли в налоговую. То есть,как говорит один мой коллега-я почта по НДФЛ,а не плательщик. Поэтому, согласно абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ и письму ФНС РФ от 23.03.2016 № БС-4-11/4901, сдавать нулевой отчет не надо.
Но,наша налоговая не была бы нашей налоговой,если бы у них было всё так просто. Если вы сдаёте декларации по другим налогам (даже нулёвки), то налоговики вправе потребовать у вас объяснений по несдачи расчёта 6-НДФЛ.
И у вас тут два пути,либо объяснять и отвечать на требования либо сразу в сроки сдачи расчёта по налоговому кодексу отправлять письмо,где вы в свободной форме объясняете, что ООО «Сорняк» заработную плату сотрудникам за этот период не начисляло и не выплачивало и следовательно не является налоговым агентом, а обязанность сдавать 6-НДФЛ возникает только у них. Или же просто сдайте нулевой расчет. По моим понятиям этот вариант более простой и быстрый. В программе налоговой засветится сданный расчет (пусть и нулевой) и налоговая от вас отстанет на время. Потом может прицепиться,а почему не начисляли,а почему не работали? Но это уже другие вопросы и другие отделы. В нашей налоговой-это называется комиссии по заработной плате. Как наверное они по ним скучают, а нельзя собирать народ. Кстати,если налоговая не увидит ответ по своему запросу-она заблокирует счет просто-напросто.
Кстати в 2020 году у налоговой новые контрольные соотношения.Заработная плата сравнивается со средней по отрасли и с МРОТ,программа сама рассчитывает средний показатель и если выплаты будут ниже,чем рассчитала программа,то ждите письма с вопросами и требованием объяснений.
Жить с введением ИИ налоговой не становится легче, а наоборот бюрократия во всей красе. Почитайте «Законы Паркинсона»-там так подробно описано,как множатся чиновники и циркуляры ими изданные,ничего не изменилось и в 21 веке.
Об отсутствии аналогичных правил в отношении страховых взносов
Иным образом обстоят дела с порядком предоставления нулевого расчета по страховым взносам. Действующим законодательством не предусмотрена возможность непредставления указанных расчетов в случае неосуществления организацией финансово-хозяйственной деятельности.
Письмом Министерства финансов Российской Федерации от 24.03.2017 № 03-15 07/17273 даны разъяснения, согласно которым плательщик, представляя страховые расчеты с нулевыми показателями, заявляет в налоговую инспекцию об отсутствии в конкретном отчетном периоде выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а также об отсутствии сумм страховых взносов, подлежащих выплате за отчетный период. Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 119) предусмотрен штраф в размере 1000 руб. за непредставление плательщиком страховых взносов в установленный срок расчетов по страховым взносам, в том числе с нулевыми показателями.
Когда можно 6 НДФЛ не представлять
Согласно статье 230 пункт 2 НК все субъекты хозяйствования, в том числе и индивидуальные предприниматели, обязаны при начислении заработка физ. лицам представить декларацию 6 НДФЛ. Соответственно, если в течение отчетного года начислений доходов, выплат работникам или подрядным организациям не производились, формировать и представлять нулевой расчет не нужно.
В законодательстве есть ответ на данный вопрос. ФНС ситуацию по представлению нулевой формы разъяснила в письме 3Н-19-17/97 от 8 июня 2021 г. Там указывается на освобождение субъектов хозяйствования от представления отчета в случае отсутствия деятельности, подлежащей налогообложению.
Этим следует руководствоваться и субъектам хозяйствования, и индивидуальным предпринимателям, если они в отчетном периоде не выступали в роли налоговых агентов и начисление доходов не проводили.
Нужно ли отчитываться перед ФНС, если на предприятии нет наемных работников
Когда требуется сдача «нулевки»: примеры реальных ситуаций
Если на протяжении 10 дней со времени, предназначенного для предоставления отчетной документации, соответствующая бумага не будет передана в ИФНС, то сотрудники данного учреждения могут, не уточняя подробностей ситуации, произвести заморозку банковских счетов фирмы.
В качестве дополнительной меры наказания может быть назначен ежемесячный штраф (1 000 рублей), который будет взиматься в течение всего периода просрочки.
Исходя из вышесказанного, становится ясно, что сдача нулевого варианта 6-НДФЛ необходима (несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве РФ). Теоретически у бухгалтера есть два варианта осуществления данной процедуры:
- в стандартном порядке оформить и сдать «нулевку» по завершении отчетного периода
- составить и направить в нужное отделение ИФНС пояснительное письмо, в котором будет указано, что в ходе определенного периода выплат НДФЛ не совершалось
Оба варианта позволяют предупредить контролирующую инстанцию о том, что необходимости в исчислении и уплате подоходного налога нет, а, значит, нет необходимости штрафовать компанию и замораживать счета.
В реальности при совершении подобных действий учитываются некоторые дополнительные нюансы:
Отсутствие деятельности
- Если фирма остается неактивной в течение всех четырех кварталов, будет достаточно предоставить нулевую форму 6-НДФЛ, либо пояснительный документ лишь за первый отчетный период (повторять процедуру в последующих кварталах не нужно).
- В ситуации, когда компания только зарегистрировалась и на протяжении определенного периода простаивала, предоставлять отчетность нужно будет только после того квартала, когда были произведены первые выплаты (далее 6-НДФЛ предоставляют ежеквартально независимо от наличия или отсутствия выплат).
- Если выплаты за первый квартал были, а после компания простаивала, то предоставление отчетности будет обязательным на протяжении всего года.
Несмотря на то, что оформление отчета обычно не представляет сложности, гарантировать отсутствие ошибок можно только после подробного ознакомления с образцом заполнения подобных форм.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если не было начислений?
Согласно ст. 226 НК РФ все юридические и самозанятые лица, выплачивающие доходы физлицам, являются агентами по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ). В обязанности агентов входит исчисление, удержание НДФЛ при выплате дохода физлицу и перечисление его в бюджет.
Агенты обязаны вести учет начисленных и выплаченных «физикам» доходов, а также сумм исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ (ст. 230 НК РФ). По итогам каждого квартала налоговый агент обязан отчитаться в ФНС о «проделанной работе», представив отчет по форме 6-НДФЛ.
Но раз организация или ИП не начисляли и не выдавали деньги физлицам, то статуса налогового агента у них не возникает, и расчет 6-НДФЛ, в том числе нулевой, им представлять в инспекцию не нужно.
Налоговики могут заблокировать расчетный счет компании, если не получат расчет по форме 6-НДФЛ (п. 3.2 ст. 76 НК). Ведь у них не будет сведений, является ли работодатель налоговым агентом или просто забыл подать расчет, поэтому безопаснее их предупредить заранее. Сделать это можно путем направления письма.
Рассмотрим, как его оформить.
Зарплата, выплачиваемая частями
Датой фактического получения дохода в виде зарплаты (строка 100 раздела 2 формы) всегда является последний день месяца, за который заработок был начислен, независимо от количества и размера выплат заработка на протяжении этого месяца.
Соответственно, суммы авансов, выдаваемых в счет заработной платы на протяжении месяца, доходом в целях обложения НДФЛ не признаются и отдельно в расчете не отражаются. Таким образом, все авансовые выплаты включаются в расчет в составе фактически полученной оплаты труда.
Удержать налог с оплаты труда следует в день выплаты такого дохода работнику. Перечислить удержанный налог нужно не позже рабочего дня, следующего за выплатой зарплаты.
Итак, выплата авансов на заполнение 6-НДФЛ никакого влияния не оказывает.
Кто и когда должен сдать отчет по 6-НДФЛ
Отчет 6-НДФЛ сдают каждый квартал и по итогам года все фирмы и ИП с работниками — налоговые агенты. В отчете отражают информацию о начисленном и удержанном с зарплаты НДФЛ.
Если зарплата не начислялась — нет обязанности удерживать налог на доход и сдавать отчет. Отправьте налоговой письмо о том, что не являетесь налоговым агентом, чтобы от вас не ждали отчет и не блокировали расчетный счет за опоздание.
Сроки сдачи 6-НДФЛ за год установлены п. 2 ст. 230 НК РФ. Расчеты за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев сдавайте не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой расчет — до 1 марта года, следующего за отчетным.
- За 2021 год — до 1 марта 2021;
- За 1 квартал 2021 — до 30 апреля 2021;
- За полугодие 2021 — до 2 августа 2021;
- За 9 месяцев 2021 — до 1 ноября 2021;
- За 2021 год — до 1 марта 2022.
Форму 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию по месту учета. Это можно сделать в электронном виде через интернет. Бумажный вариант вправе сдавать только налоговые агенты, у которых в течение налогового периода численность сотрудников не превышала 10 человек.