Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое среднесписочная численность работников и как ее посчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Подача сведений в статистические органы
Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года, больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета: эти сведения стали частью расчета по страховым взносам. Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.
В документации прописывают ССЧ за отчетный период, отработанные человеко-часы с начала года, фонд заработной платы и социальных выплат.
На титульном листе РСВ есть специальный раздел «Среднесписочная численность (чел.) и «Сведения о среднесписочной численности работников, подлежащие включению в РСВ». Важно: если на предприятии трудятся более 25 человек, отчет РСВ предоставляют в электронном формате и заверяют сведения электронной цифровой подписью.
Отчет РСВ нужно направить в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. Бумажный вариант сведений можно принести лично или отправить заказным письмом.
Юридические лица должны предоставить отчет:
- за 1 квартал 2021 года – до 30 апреля 2021 года;
- за полугодие 2021 года – до 30 июля 2021 года;
- за 9 месяцев 2021 года – до 1 ноября 2021 года;
- за 12 месяцев – до 31 января 2022 года.
К организациям и ИП, которые нарушат сроки или не предоставят сведения, применят штрафные санкции: 5% от суммы взноса за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы взносов.
Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время
Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.
Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:
- Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
- После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.
Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.
Чтобы рассчитать среднюю численность работников данной категории, нужно выполнить следующие действия:
- Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
24 часа — на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
36 часов — на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
40 часов — на 6,67 ч или на 8 ч соответственно. - После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).
При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каждый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.
Примеры расчета среднесписочной численности работников
Пример расчета среднесписочной численности работников № 1
| Средняя списочная численность работников ООО «Омега» на 29.12.2013 составляет 340 человек.
В данном учреждении 5-дневная рабочая неделя, 30 и 31 декабря соответственно суббота и воскресенье, численность списочная была такая же. В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса, праздничными нерабочими днями считаются: 1, 2, 3, 4, 5, 7 января. 9 января было принято 5 новых работников. В период с 11 по 25 января — 4 сотрудника находились в отпуске без сохранения зарплаты, с 15 числа — одна сотрудница ушла в декретный отпуск, 17— был уволен один работник. Итого, в ходе расчета показателя за 31 день января 2014 года участвовало 10 563 человеко-дней. Средняя списочная численность за январь месяц составляет 341 человек (10 563 человеко-дней : 31 день). Для расчета средней списочной численности за какой-либо другой период, необходимо сложить данный показатель за каждый месяц, который участвует в расчете, и разделить получившуюся сумму на количество месяцев за период. |
Коэффициент пересчета явочной численности в списочную
С помощью коэффициента перевода явочной численности в списочную осуществляется расчет необходимости увеличения явочного количества работников для замещения временно отсутствующих работников в связи с отпуском, нетрудоспособностью и иными обстоятельствами. Это необходимо для грамотного управления персоналом, т.к. с использованием соответствующих данных определяется потребность предприятия в наборе новых сотрудников.
Явочное число основных рабочих в сутки Ряв/сут определяется по формуле:
Ряв/сут = М х С, (9)
где М — число рабочих мест по данному разряду, шт.,
С — количество смен в зависимости от графика сменности, шт.
Расчет среднесписочной численности работников
ССЧ или среднесписочная численность сотрудников – это численность сотрудников предприятия в среднем за какой-либо определённый период. Определять эту величину требуется для статистического учёта и налогообложения. По закону (п.
7 ст. 5 закона от 30. 12. 2006 № 268-ФЗ) каждый ИП и руководитель организации должны подавать эти данные в налоговую службу ежегодно.
Также данные о среднесписочной численности сотрудников необходимы при подтверждении прав и льгот при исчислении налогов предприятиям, в которых используется труд инвалидов.
Списочный и явочный состав работников
Определение данных понятий и их различия скрыты в самих названиях.
Под списочной численностью работников понимается их общее количество на предприятии (в учреждении, организации), т. е. числящееся в списках. В этот показатель обычно включаются все работники (в том числе сезонные, надомники и дистанционные работники — при их наличии).
Такой показатель применяется, например, при составлении отчета «Сведения о неполной занятости и движении работников за квартал» (стр. 13 Приложения № 8 к Приказу Росстата от 02 августа 2020 года N 379).
Как следует из Указаний по применению и заполнению указанных форм, они применяются:
- для учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником;
- для контроля за соблюдением режима рабочего времени;
- для выявления сведений об отработанном времени;
- для расчета заработной платы;
- для составления статистической отчетности по труду.
Таким образом, такие показатели, как явочная и списочная численность работников используются как в статистической отчетности, так и для внутреннего расчета эффективности использования трудовых ресурсов на предприятии.
Явочная и списочная численность работников
Одним из экономических показателей рабочей деятельности предприятий является численность сотрудников. Измерение может вестись несколькими способами, в результате чего рассчитывается за определенный период явочная численность, а также списочная и среднесписочная. В чем заключается разница между этими понятиями?
Явочная численность показывает сколько работников из списочного состава компании фактически вышло на работу в конкретный день. В расчет включаются также и лица, отправленные в командировки, что отражается дополнительно с помощью соответствующих обозначений в табеле. Этот показатель применяется при анализе эффективности работы персонала в компании, управлении трудовыми ресурсами, расчете зарплаты и т.д.
Списочная численность характеризует общую численность персонала организации. В расчет берутся все сотрудники, включая оформленных на полный и неполный день, работающих пенсионеров, сезонных и временных сотрудников, дистанционных специалистов, надомников, внутренних совместителей и т.д. Обязательно учитываются также и лица, находящиеся на больничных, в отпусках и командировках. Не включаются граждане, привлеченные на основании ГПД и/или подрядных договоров, и внешние совместители, поскольку они уже учтены у основного работодателя. Показатель применяется при составлении различных статистических отчетов и других форм.
Среднесписочная численность определяется из списочной, как средний показатель за заданный временной период. Этот показатель в основном используется при представлении различной отчетности в налоговые органы, статистику, фонды. Для расчета значения за месяц необходимо просуммировать число явок и неявок за каждый рабочий день, а затем разделить полученную величину на календарные дни.
Коэффициент пересчета явочной численности в списочную
С помощью коэффициента перевода явочной численности в списочную осуществляется расчет необходимости увеличения явочного количества работников для замещения временно отсутствующих работников в связи с отпуском, нетрудоспособностью и иными обстоятельствами. Это необходимо для грамотного управления персоналом, т.к. с использованием соответствующих данных определяется потребность предприятия в наборе новых сотрудников.
Явочное число основных рабочих в сутки Ряв/сут определяется по формуле:
Ряв/сут = М х С, (9)
где М — число рабочих мест по данному разряду, шт.,
С — количество смен в зависимости от графика сменности, шт.
Штатная численность основных производственных рабочих Ршт чел. определяется по формуле:
Ршт = Ряв/сут + подмена, (10)
где Ряв/сут — явочное число в сутки, чел.
Коэффициент приведения штатной численности и списочной численности Кпр определяется по формуле:
Кпр = Тном / ТЭф, (11)
где Тном — номинальный фонд рабочего времени, в днях,
Тэф — эффективный фонд рабочего времени в днях.
Списочная численность основных производственных рабочих Рсп чел. определяется по формуле:
Рсп = Ршт х Кпр, (12)
где Ршт — штатная численность основных рабочих, чел.,
Кпр — коэффициент приведения штатной численности, чел.
Расчет явочной численности производится по формуле 9:
Ряв/сут = 3 х 1 = 3 чел.
Штатная численность основных производственных рабочих определяется как явочное число в сутки плюс подмена:
Ршт = 3 + 1 = 4 чел.
Коэффициент приведения штатной численности и списочной численности Кпр определяется для перехода штатного числа рабочих к списочному, он составит:
Кпр = 277/241 = 1,15
Определим списочную численность:
Рсп = 4 х 1,15 = 5 чел.
Таблица — Явочная, штатная и списочная численность основных производственных рабочих.
| Наименование специальностей | График сменности | Продолжительность смены | Тарифный разряд | Явочное число рабочих в | Число рабочих на подмене | Штатное число рабаочих, Ршт | Коэффициент приведения и списочная численность | Списочное число рабочих |
| 1 Оператор | ||||||||
| 2 Аппаратчик разложения | ||||||||
| 3 Аппаратчик разложения | ||||||||
| 4 Аппаратчик приготовления | ||||||||
| 5 Аппаратчик приготовления | ||||||||
| 6 Аппаратчик дозирования | ||||||||
| 7 Аппаратчик дозирования | ||||||||
| 8 Аппаратчик нейтрализации | ||||||||
| 9 Машинист насосной установки | ||||||||
| 10 Аппаратчик сушки | ||||||||
| 11 Аппаратчик сушки |
Кто входит и не входит в ССЧ
Главным требованием к расчету численности является учет всех сотрудников предприятия, с которыми на период составления отчетности заключен трудовой договор.
Сотрудники, которые отсутствуют на рабочем месте, также учитываются при условии, если:
- Персонал по поручению предприятия находится в командировке, и в соответствии с Трудовым кодексом за ним сохраняется сумма заработной платы.
- Сотрудник не явился на рабочее место по причине болезни.
- Сотрудник во время рабочего процесса является представителем предприятия и выполняет государственные или общественные права и обязанности.
Работники, которые в соответствии со стандартами Росстата не включаются в списочную численность:
- Приобщены к работе по совмещению со сторонней организацией.
- Производят хозяйственную деятельность по договору ГПХ.
- Составили заявление об увольнении без предупреждения руководящего состава предприятия и закончили преждевременно исполнять должностные обязанности.
Существует категория сотрудников, которые временно не включаются в среднесписочную численность:
- женщины, находящиеся в декрете по беременности или уходу за ребенком;
- работники, которые находятся в отпуске по причине усыновления;
- работающие лица, которые на определенный отчетный период пользуются бесплатным отпуском по причине поступления в высшее учебное заведение либо сдачи экзаменов.
Учет работников неполного дня
Учет работников с неполным рабочим днем отражается в ССЧ как 0,5 ставки за день. В конце месяца подсчитывается фактически отработанное время, в соответствии с пропорцией определяется среднесписочная численность. Сотрудник имеет право на неполный рабочий день на основании трудового договора, распоряжения руководящего состава, внутреннего распорядка предприятия либо собственного письменного согласия на неполную рабочую ставку.
Исключением являются инвалиды, которые отрабатывают сокращенный рабочий день в соответствии с законодательством, но исчисляются как целая единица отработанного времени.
Для вычисления списочной категории работающих исчисляется сумма отработанных часов за один календарный день, далее производится вычисление суммы часов за месяц, включая праздничные и больничные.
Затем данная сумма суммируется с итогом численности по сотрудникам, которые отработали целую единицу времени, и в соответствии с формулой вычисления определяем ССЧ.
Ответственность за несвоевременную подачу данных по ССЧ
Формулы выведения среднестатистического числа не сложные, но учитываются все нюансы.
Отчетность по ССЧ передается в налоговую инстанцию по месту регистрации ИП или предприятия до 20 января текущего года.
Непредставление или несвоевременная подача необходимой документации карается штрафом в размере от 200 р.
Компании часто необходимо подсчитать среднесписочную численность работников для того, чтобы выполнить свои обязательства по сдаче отчетности или при выборе порядка налогообложения (например, для применения УСНО средняя численность сотрудников в компании должна быть не более 100 человек), также на основании показателей среднесписочной численности предприятие можно отнести к категории малых, средних или микро. По прошествии года фирма должна уведомить о среднесписочной численности работников налоговую инспекцию, для чего следует до 20 января представить в налоговый орган декларацию по форме КНД 1110018 по месту нахождения предприятия (индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, – по месту жительства). Неправдивая информация о среднесписочной численности работников или несвоевременное представление/непредставление информации в налоговую инспекцию влечет за собой административную ответственность (штраф от 300 рублей).
Предприятия с обособленными подразделениями указывают в своем отчете среднюю численность работников в целом (с учетом численности по отдельным подразделениям), а вот для возможности применения льгот по НДС, налогу на землю и имущество уже необходимо знать среднесписочную численность сотрудников. Средняя численность – это более емкое понятие, чем среднесписочная численность, которое состоит из трех слагаемых:
- Средняя численность совместителей внешних.
- Среднесписочная численность.
- Средняя численность сотрудников, работающих по заключенным гражданско-правовым договорам.
Согласно нормам Указаний по заполнению федерального статистического наблюдения Сведений о заработной плате и численности работников, которые утверждены приказом Росстата от 2008 года средняя списочная численность за каждый календарный день включает:
- Работников, отсутствующих по уходу за больным членом семьи или по причине заболевания (подтверждается больничным листом).
- Сотрудников, которые фактически пришли на рабочее место.
- Лиц, которые отсутствуют на работе в связи с пребыванием на общественных работах, прохождением работы на дому.
- Сотрудников, работающих по методу вахты.
- Лиц, временно принятых на место отсутствующего по каким-либо причинам работника.
- Лиц, которые отсутствуют на работе из-за простоя организации.
- Сотрудников, которые отправлены на повышение квалификации с отрывом от рабочей деятельности.
- Работников, участвующих в забастовках, митингах, находившихся под следствием до решения суда, совершавших прогулы.
- Лиц, которые приняты на неполный рабочий день или рабочую неделю (половина единицы).
- Сотрудников, получивших выходной (отгул) за переработку или ранее отработанное время.
- Студентов, которые приняты на должность на срок прохождения производственной практики.
Средняя численность за год
Приказом Росстата от 02.08.2016 N 379 утверждена форма отчета № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников», в которой отражается, в т.ч., показатель среднесписочной численности работников за год.
Как следует из пункта 8 Указаний по заполнению этой статистической формы, среднесписочная численность работников за год – это сумма численности работников за все месяцы отчетного года, деленная на двенадцать.
При расчете показателя среднесписочной численности, в частности, учитываются:
- фактически явившиеся на работу вне зависимости от того, работали они или нет по причине простоя;
- работавшие в командировках;
- нетрудоспособные, не явившиеся на работу;
- находящиеся на испытании и др.
Важно отметить, что внешние совместители, лица, находящиеся в ученическом отпуске, женщины в отпусках по беременности и родам, а также осуществляющие уход за ребенком, в данном расчете не учитываются.
Рассмотрим пример.
Среднесписочная численность по месяцам составляет:
- Январь – 345;
- Февраль – 342;
- Март – 345;
- Апрель – 344;
- Май – 345;
- Июнь – 342;
- Июль – 342;
- Август – 341;
- Сентябрь – 348;
- Октябрь – 350;
- Ноябрь – 351;
- Декабрь – 352.
Среднесписочная численность за год составит: (345 + 342 + 345 + 344 + 345 + 342 + 342 + 341 + 348 + 350 + 351 + 352) / 12 = 346.
Таким образом, статистический показатель среднесписочной численности за год в рассматриваемом случае составляет 346 человек.
Помимо статистики, этот показатель используется и для сведений, подаваемых в налоговую инспекцию.
Форма подачи сведений содержится в приложении к Приказу Налоговой службы от 29 марта 2007 года.
Указанные сведения должны подавать:
- организации вне зависимости от того, привлекали ли они наемный труд или нет;
- предприниматели, зарегистрированные не в текущем, а в предшествующих годах в случае привлечения наемного труда.
Таким образом, показатель среднесписочной численности используется для отчетности за прошедший год.
Для планирования на будущий год используется показатель «среднегодовая численность». Его расчет включает в себя большее количество данных по сравнению со среднесписочной численностью. Формулу расчета соответствующей численности рассмотрим ниже.
Как определяется списочный и явочный состав работников
При вычислении показателей численности в том числе рекомендуется ориентироваться на нормы Приказа Росстата № 379 от 02.08.16 г., а также положения Инструкции Госкомстата от 17.09.87 г. Здесь приведены методы определения списочных и среднесписочных статпоказателей. Актуальные общие формулы – далее:
Чсп = Чя х Ксп, где:
Чсп — это численность списочная,
Чя – это численность явочная,
Ксп – это коэффициент для перевода Чя в Чсп.
Чя = Чсп / Ксп
Чсредсп = Чсп / КД, где:
Чсредсп – это численность среднесписочная,
КД – это число дней (календарных) за месяц.
Для перевода одного показателя в другой используется коэффициент пересчета явочной численности в списочную:
К пер = Н / П, где:
Н – это рабочее номинальное время по табелю, но, если производство является непрерывным, берется не номинальное, а календарное рабочее время.
П – рабочее плановое время.
В управлении бизнесом этот коэффициент рассчитывается в целях вычисления явочных потребностей в новых сотрудниках для замещения тех работников, которые временно отсутствуют по различным причинам. Среди последних – случаи нетрудоспособности, ухода в отпуска, отъезда в рабочие командировки и т.д. Своевременный расчет, анализ и последующий контроль коэффициента пересчета помогает избежать простоев в деятельности, а значит, способствует увеличению общей производительности труда и росту прибыли по предприятию в целом.
Как пользоваться калькулятором
Количество работающих сотрудников предприятия на заданную дату официально называют списочной численностью. Обычно требуется расчет среднесписочной численности работников за год для предоставления в ИФНС, Росстат. Отчетным периодом для разных целей признается месяц, квартал, начало года. В отчет входит полный перечень сотрудников, с которыми заключались трудовые договора. Категория ТД значения не имеет — бессрочные, временные — фиксируются все. При подсчете учитываются не только те работники, кто находился непосредственно на рабочем месте в отчетный период, но и отсутствующие: находящиеся на больничном, в командировках и т. д. Сотрудники, имеющие прогулы, в этом перечне тоже принимаются в расчет.
Выпадают из учета следующие категории служащих:
- внешние совместители;
- работающие по договорам ГПХ;
- в отпуске по беременности, родам, по уходу за ребенком;
- учащиеся по направлению от организации с отрывом от работы, получающие стипендию;
- в учебном отпуске.
Для удобства подсчета создан специальный сервис — онлайн калькулятор. Есть небольшие правила, как рассчитать среднесписочную численность работников за год и не запутаться:
- Калькулятор состоит из двух частей: в первой указываются сотрудники, для которых место работы в этой организации — основное. Во второй учитывают тех, кто работает неполный день — их обозначают в соответствии с указанным в трудовом соглашении и отработанным временем. Исключение составят работники, занимающее такое положение по инициативе работодателя. В этом случае проставляется единица.
- Если женщина в период отпуска по уходу за ребенком выходит на неполный рабочий день, ее рабочее время учитывается во второй части.
- Внутренних совместителей, работников, занимающих больше или меньше, чем одну ставку, учитывают как одну единицу в первой части онлайн-калькулятора.
- Выходные и праздничные дни никак не заполняются или проставляются нули.
- Если отчетный год високосный — ставим галочку в одноименное окно.
База для расчёта среднесписочной численности
Среднесписочная численность сотрудников фирмы должна рассчитываться на базе табельного учёта. Фирма должна ежедневно учитывать списочную численность своих сотрудников в табелях рабочего времени. В состав списочной численности необходимо включать следующих работников компании:
- Вышедшие на работу и выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники;
- Имеющие в данный день месяца выходной, по графику работы предприятия;
- Получившие выходной или день отдыха в соответствии с ТК РФ (за переработку, работу в выходные и праздники т.п.);
- Персонал, не вышедший на работу в учитываемый день связи с болезнью, находящиеся в отпуске любого вида или в командировке;
- Персонал, находящийся в учебном отпуске, но только когда за работником сохраняется заработная плата;
- Работники, не присутствующие на рабочих местах по причине прогула;
- Находящиеся на работе, но фактически не работающие из-за простоя, или находящиеся в забастовке работники;
Проще говоря, в списочную численность включаются все работники компании, вне зависимости от их явки или неявки на работу в учитываемую дату.
Учет работников неполного дня
Учет работников, не полностью занятых, происходит в зависимости от того, на основании чего происходит применение неполной занятости.
В случае, когда неполный рабочий день вызван инициативой работодателя или требованием закона, такого работника принято считать за полную единицу.
Если же неполный день установлен трудовым договором, штатным расписанием или по письменному согласию сотрудника, то производится расчет общего количества отработанных человеко-дней, путем нахождения отношения отработанных человеко-часов к продолжительности рабочего дня. Здесь основным моментом является длительность рабочей недели:
- 40-часовая рабочая неделя — 8 часов (при условии рабочей недели в 5 дней) или 6,67 часов (при условии шестидневки);
- 36-часовая рабочая неделя — 7,2 часов (при условии пятидневки) или 6 часов (при 6-дневной рабочей неделе);
- 24-часовая рабочая неделя — 4,8 часа (пятидневка) или 4 часа (при 6-дневной неделе работы).