Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заверения трудовой книжки в 2022 году: образцы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.
Как заверить трудовую книжку
Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).
Как заверить копию трудовой книжки
Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам. Инструкция 1 Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки.
Важно
Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением. 2 Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца
На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности…», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить? Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.
Инфо
Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст.
Как и где сделать заверение
Трудовая книжка — важный юридический документ. Поэтому, если субъект устроен на работу и числится в штате, то книжка должна состоять на хранении в отделе кадров или у непосредственного руководителя предприятия.
В случаях, когда лицо не числится в штате или не трудоустроено, документ должен быть у него на руках.
Способы заверения трудовой книжки:
- Работнику предприятия, который числится в штате сотрудников, нужно обратиться к непосредственному руководителю или в отдел кадров с соответствующим заявление о выдаче копии формуляра с указанием организации, куда будет направлен дубликат.
- Если трудовая книжка на руках у субъекта, заверить ее можно только у нотариуса на платной основе.
Общие правила оформления
Новое заверение трудовой книжки практически не изменило старого порядка оформления копий. Чтобы обозначить внесенные изменения, нужно изучить старые правила заверения и увидеть, что в них добавили, а что убрали.
Итак, для правильного заверения трудовой книжки всегда нужно учитывать следующие особенности:
- Снимаются копии всех страниц трудовой книжки (исключением являются сведения о наградах), начиная с первой, где указана информация о владельце, заканчивая последней с информацией о нынешнем месте работы. Это нужно для того, чтобы комиссия организации, которая требует образец заверения трудовой книжки, видела весь пройденный трудовой путь субъекта (в дальнейшем это может повлиять на их решение) и причины ухода с предыдущих мест работы.
- Заверить копию трудовой книжки может специалист отдела кадров, главный бухгалтер или начальник предприятия, где работает субъект.
- Не стоит увеличивать масштаб, нужно делать копию тех размеров, что и сама книжка;
- Все листы документа брошюруются и в конце на бумажной наклейке указывается количество страниц действующей копии.
Общие правила заверения трудовой книжки состоят из того, что на последней странице сшитого документа должны содержаться следующие элементы:
- номер записи;
- подтверждение «Верно» или «Копия верна», прописанное вручную или нанесенное при помощи специального штампа;
- должность специалиста, заверяющего документ;
- его инициалы и подпись;
- дата оформления;
- печать предприятия.
Для несшитых документов такая информация должна содержаться на каждом листе копии.
Некоторые организации просят поставить отметку «Работает по настоящее время». Это требование не соответствует новому ГОСТу заверения трудовой книжки, но пометку сделать можно, поскольку оно и не противоречит действующим правилам.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.
Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.
Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.
В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Когда нужно заверять трудовые
Запрашивать у работодателя полную копию ТК или фрагментарную выписку из неё приходится в следующих случаях:
- Потенциальный заёмщик подтверждает факт трудоустройства и уровня дохода, достаточного для получения кредита в банке или покупке дорогостоящего товара (недвижимость, автомобиль, бытовая электроника) в рассрочку.
- Гражданин обращается в Пенсионный фонд или органы социальной защиты за начислением или перерасчётом пенсии, выплатой пособия.
- Налогоплательщик подаёт заявление в налоговую инспекцию для получения вычета или с иной целью, подтверждая основную занятость.
- Гражданин обращается за иностранной визой, выдача которой предполагает подтверждение официального трудоустройства и платёжеспособности.
- Работник желает сменить место трудоустройства или найти работу по совместительству, и документ нужен для размещения резюме или отклика на вакансию.
Встречаются и экзотические случаи. Так, недоверчивые родители невесты однажды потребовали у жениха доказать трудоустройство в престижной компании, предъявив им официальные бумаги из отдела кадров. Жених не растерялся, принёс заверенную копию ТК, и молодые сыграли свадьбу.
С какой бы целью сотрудник компании или ИП ни обращался к работодателю, последний, согласно статье 62 ТК РФ, не имеет права отказать. Однако правила заверения трудовой книжки отводят кадровикам на эту несложную операцию целых три рабочих дня.
Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база
Электронные трудовые книжки появились у нас в стране с 2020 года (этот год — переходный). Прежде всего, нормативным основанием для этого стали федеральные законы с поправками:
- В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, был дополнен новой ст. 66.1, которая, собственно, и ввела электронные трудовые книжки в оборот: она закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
- В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ);
- В КоАП РФ, где с 2021 года будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.
Помимо федеральных НПА есть и ведомственные — постановления ПФР, утверждающие все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.
Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.
Так, работодателям:
- не нужно будет приобретать и хранить бланки;
- отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
- сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;
- не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.
Работники смогут:
- получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
- избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
- использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
- дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.
Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.
В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.
Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Заверят работодатель копию трудовой книжки после увольнения
закон лишь требует от таких документов, чтобы они были связаны с работой у данного работодателя. В то же время п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, прямо обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Для заверение трудовой книжки необходимо сделать ксерокопию каждой страницы оригинала документа, на которых производились записи. Иногда требуется подтверждение стажа конкретного промежутка времени. Допустимо сделать ксерокопию именно этих страниц. Если Вы решили отсканировать документ, а потом распечатать, обратите внимание, чтобы масштаб документа оставался прежним.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?
Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:
• часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;
• появились новые реквизиты;
• есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.
■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:
• код организации (реквизит 04):
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):
Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):
• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):
Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.
В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.
■ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:
• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):
• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):
• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):
• отметка об электронной подписи (реквизит 23):
Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа[1]. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,
Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности[2], которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:
В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.
Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.
Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:
■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.
Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».
В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».
Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.
Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Заверение копий документов по новым правилам
Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».
В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).
Это интересно: Какие документы нужны для дома престарелых